VnReview
Hà Nội

Cách sử dụng tính năng Mark as Final trên Microsoft Word

Bộ công cụ Office phiên bản desktop của Microsoft không có chức năng Làm việc cộng tác theo Thời gian thực (Live Collaboration) như bộ công cụ Office 365 của hãng. Tuy vậy, nó vẫn cho phép nhiều người cùng làm việc trên một file tài liệu.

Theo đó, bạn có thể tạo file tài liệu chính (Master Document) để kiểm soát các file tài liệu con (Sub Document). Lúc này, Master Document đóng vai trò như một trang chủ chứa liên kết đến các file tài liệu con.

Nói cách khác, nếu bạn có các file tài liệu riêng lẻ có liên quan với nhau (Sub Document). Bạn có thể ghép chúng lại thành một file tài liệu chính (Master Document). Khi đó, mọi chỉnh sửa trên các file tài liệu con đều sẽ được cập nhật và hiển thị lên file tài liệu chính.

Những người làm việc cùng với bạn có thể đưa ý kiến phản hồi bằng cách sử dụng chức năng bình luận (comment) của Word và bạn có thể theo dõi các thay đổi được thực hiện trên file tài liệu một cách dễ dàng.

Tuy nhiên, khi tài liệu đã hoàn thành, bạn cần phải gửi email thông báo cho tất cả mọi người trong nhóm biết rằng đây là phiên bản cuối cùng và họ không cần chỉnh sửa thêm nữa.

Bạn có một giải pháp đơn giản hơn để làm việc này đó là sử dụng chức năng Mark as Final (Đánh dấu tài liệu là phiên bản cuối cùng) của Word.

Khi bạn đánh dấu tài liệu là phiên bản cuối cùng, Word sẽ hiển thị một biểu ngữ (banner) ở trên cùng của tài liệu. Bất kỳ ai mở tài liệu này đều biết ngay nó đã hoàn thành và không cần hiệu chỉnh thêm.

Cách đánh dấu tài liệu là phiên bản cuối cùng trên Word

Mở file tài liệu Word bạn muốn đánh dấu là phiên bản cuối cùng.

Trên Office 2013 hoặc cũ hơn, bạn cần nhấn nút Office ở phía trên, góc trái. Di chuyển đến mục Prepare và chọn Mark as Final.

Office 2016 không có nút Office ở phía trên, góc trái. Thay vào đó, bạn cần di chuyển đến trình đơn File. Từ thẻ Info, bạn nhấn nút Protect Document và sau đó chọn Mark as Final.

Bạn sẽ thấy một vài thông báo hiện ra xác nhận tài liệu này sẽ được đánh dấu là phiên bản cuối cùng. Bạn chỉ việc chấp nhận tất cả chúng. Kể từ bây giờ, bất kỳ khi nào có người mở file tài liệu này, họ đều thấy biểu ngữ ở trên cùng cho thấy đây chính là phiên bản cuối cùng.

Cách chỉnh sửa tài liệu đã được đánh dấu Mark as Final

Khi bạn đánh dấu tài liệu là phiên bản cuối cùng trên Word, bạn về cơ bản đã cho người mở nó biết rằng nó là phiên bản cuối cùng và sẽ không có thay đổi nào được thực hiện trên nó nữa. Mặc dù vậy, bạn không hề bổ sung thêm bất kỳ lớp bảo vệ nào để ngăn người khác khỏi việc biên tập nó.

Trên thực tế, việc biên tập một tài liệu đã được đánh dấu là Final hết sức dễ dàng.

Bạn chỉ cần mở nó. Biểu ngữ cho bạn biết tài liệu đã là phiên bản cuối cùng sẽ xuất hiện đồng thời kèm theo nút Edit Anyway. Bạn chỉ cần nhấn lên nút này là đã có thể biên tập tài liệu.

Một khi bạn bắt đầu biên tập tài liệu hoặc đơn thuần chỉ nhấn nút Edit Anyway, tài liệu sẽ ngay lập tức mất dấu Final. Khi bạn đóng nó và chọn lưu lại các thay đổi, dấu Final sẽ chính thức bị loại bỏ.

Nên nhớ là cho dù bạn không thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên tài liệu, một khi bạn đã nhấn nút Edit Anyway và lưu file, dấu Final sẽ biến mất.

Tính năng này hiện vẫn chưa có mặt trên macOS.

Bích Ngân

Chủ đề khác