5 bí kíp giải quyết lịch trình bận rộn

Những nhân viên văn phòng luôn phải đối mặt với lịch trình bận rộn. Nó điển hình đến nỗi cụm từ "Tôi ghét làm việc" đã trở nên phổ biến trong tâm trí bởi công việc đó đang "ngốn" cuộc sống của họ và khiến bản thân họ không hề có thời gian cho bất cứ điều gì khác.

Nhưng nếu tôi nói với bạn rằng có một cách để tạo thêm thời gian thì sao?

Trong thế giới hiện đại ngày nay, việc trở nên bận rộn luôn được đặt lên hàng đầu. Và hầu hết mọi người đều quan niệm rằng càng đồng ý đảm nhận nhiều công việc và càng bận rộn với các nhiệm vụ thì sẽ càng chứng minh cho sếp và đồng nghiệp biết mình là một nhân viên tận tụy như thế nào.

Nhưng đó chính là một quan niệm sai lầm. Bởi lịch trình bận rộn không có nghĩa là bạn đang làm việc một cách hiệu quả. Vậy thì bạn mang lại bao nhiêu giá trị nếu không làm việc hiệu quả?

Biết được sự khác biệt giữa việc trở nên bận rộn và năng suất làm việc là cơ sở để giải quyết lịch trình làm việc bận rộn của bạn và để tạo thêm nhiều thời gian hơn nữa.

Trong khi bận rộn có nghĩa là bạn đang phải xoay sở giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc thì làm việc hiệu quả có nghĩa là đạt được kết quả tốt trong thời gian tối thiểu nhất có thể. Và làm việc có năng suất cao sẽ giúp bạn tạo thêm nhiều thời gian rảnh cho bản thân.

Lịch trình bận rộn không chỉ khiến bạn cảm thấy quá tải và căng thẳng, mà còn có thể khiến bạn cảm thấy bị đánh bại trước khó khăn và không có động lực để tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ với khả năng tốt nhất.

Mặc dù hầu hết mọi người có thể không kiểm soát được số lượng nhiệm vụ được giao cho mình, nhưng có những cách có thể giúp bạn quản lý các nhiệm vụ đó để bạn không cần phải dành tất cả thời gian cho chúng.

Tạo ra nhiều thời gian hơn không đòi hỏi một vị thần đèn hiện ra hay cỗ máy thời gian. Nó dễ dàng hơn thế nhiều. Tất cả những gì bạn cần là các bí kíp mà bạn có thể áp dụng để thay vì bị quá tải và ngập đầu trong các nhiệm vụ thì bạn có thể giải quyết lịch trình của mình một cách hiệu quả. Sau đây là 5 bí kíp để giải quyết một lịch trình bận rộn.

1. Dành sự ưu tiên

Nếu bạn không ưu tiên những nhiệm vụ của mình thì mọi thứ sẽ sai lệch hoàn toàn!

Ưu tiên các nhiệm vụ trong lịch trình là một cách tốt để giải quyết vì nó làm nổi bật những gì bạn cần hoàn thành trước. Hơn nữa biết được thông tin này có thể giúp bạn quản lý thời gian và đảm bảo đáp ứng tất cả các thời hạn.

Để tiếp cận với bí kíp "ưu tiên" bạn hãy thử nguyên tắc "eat a frog". ;Đây là một phương pháp phổ biến được đặt ra bởi Brian Tracy trong cuốn sách của mình "Eat That Frog – 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time". Nó không yêu cầu bạn phải ăn con ếch nào cả mà nó khuyến khích bạn ưu tiên giải quyết nhiệm vụ lớn nhất của mình trước tiên.

Ý nghĩa đằng sau đó là một khi bạn hoàn thành nhiệm vụ lớn nhất, cảm giác hoàn thành sẽ tuyệt vời đến mức bạn sẽ có động lực để hoàn thành phần còn lại của nhiệm vụ trong ngày mà không gặp trở ngại, tạo ra một loại hiệu ứng domino.

2. Đừng quá ôm đồm quá nhiều việc

Nếu bạn thuộc tuýp người dễ dàng nói đồng ý với mọi yêu cầu của người khác, thì không có gì lạ khi bạn có một lịch trình bận rộn. Phát hiện ra mình đang đảm nhận nhiều nhiệm vụ và nghĩa vụ hơn mức bạn có thể xử lý sẽ đưa bạn đến với tâm lý "tôi ghét làm việc".

Mặc dù nói "không" sẽ rất khó cho một số người nhưng đó là một kỹ năng cần được phát triển nếu bạn muốn làm việc trong mức giới hạn của mình. Quá quan tâm đến mọi thứ có thể khiến bạn mệt mỏi và gây thêm áp lực, căng thẳng.

Bạn có thể thấy khó khăn khi từ chối sếp của mình, nhưng hãy tin tôi, việc từ chối ngay từ đầu sẽ khiến họ ít thất vọng hơn là việc đồng ý nhưng cuối cùng lại không phát huy hết tiềm năng của mình.

Mặc dù việc từ chối các nhiệm vụ và nghĩa vụ sẽ tạo ra nhiều thời gian hơn cho bạn nhưng bạn hãy luôn nhớ rằng trước khi nói "không" với mọi yêu cầu, trước tiên bạn nên xem xét kỹ về nó. Bạn không bao giờ biết, có thể có một số thứ không chiếm quá nhiều thời gian và thậm chí nó còn đem đến lợi ích cho bạn.

3. Hãy là người có tính tổ chức

Lập kế hoạch và sắp xếp có hệ thống là mấu chốt để giải quyết một lịch trình bận rộn một cách hiệu quả.

Làm thế nào để có tính tổ chức? Tất nhiên, nó hoàn toàn phụ thuộc vào bản thân bạn. Hãy lập ra một hệ thống quản lý nhiệm vụ hay đơn giản là viết ra một danh sách những việc cần làm. Việc hình dung ra lịch trình của mình có thể giúp bạn luôn ngăn nắp và theo kịp mọi tiến độ.

Hơn nữa, nó còn đảm bảo bạn không quên nhiệm vụ quan trọng nào cả. Khi đang bận rộn với quá nhiều công việc, bạn có thể vô tình bỏ qua một số thứ. Nó cũng có thể giúp bạn chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ hoặc bất kỳ thay đổi nào vào phút cuối để bạn không chậm trễ tiến độ của mình.

4. Giao phó nhiệm vụ

Nếu bạn có khả năng để làm vậy thì giao phó nhiệm vụ cho người khác là một cách để giải quyết lịch trình bận rộn. Biết cách ủy thác hiệu quả là một kỹ năng thiết yếu mà mọi người ở bất kỳ vị trí lãnh đạo nào cũng nên sở hữu. Nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc của bạn, mà còn giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể dành nó để làm những thứ bạn thích.

Có nhiều cách để giao nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn là việc hét lên những yêu cầu của mình. Chẳng hạn, bạn phải xác định loại kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và sau đó xác định ai sẽ là người phù hợp nhất để thực hiện nó. Điều này đòi hỏi bạn phải hiểu biết nhân viên và cả đồng nghiệp của mình. Bạn cũng phải đảm bảo rằng bạn đưa ra các hướng dẫn rõ ràng để tránh phải làm lại nhiệm vụ đó vì nó đã được thực hiện chính xác ngay lần đầu tiên.

Giao phó nhiệm vụ không chỉ có lợi cho bạn mà nó có thể giúp người khác có được các kỹ năng mới  hữu ích cho họ trong tương lai. Nhưng trước khi bạn bắt đầu ủy thác, hãy luôn luôn xem liệu có những nhiệm vụ mà bạn có thể loại bỏ hoàn toàn không. Nó sẽ không có ý nghĩa nếu giao trách nhiệm cho người khác nếu việc dó thực sự không cần phải thực hiện ngay từ đầu. Hãy tạo thêm thời gian cho mọi người trong công ty chứ không chỉ cho bản thân mình!

5. Hãy nghỉ ngơi

Những nguy hiểm khi có một lịch trình bận rộn đó là nó có thể dẫn đến căng thẳng, kiệt sức và giảm năng suất làm việc. Do đó, việc nghỉ ngơi rất quan trọng. Bí kíp này đặc biệt dành cho những người thường xuyên làm việc trước máy tính bởi họ có nguy cơ dẫn đến lối sống ít vận động.

Nghỉ ngơi thường xuyên rất quan trọng để duy trì sức khỏe và hạnh phúc của bạn. Quá căng thẳng và kiệt sức có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe nghiêm trọng như bị kiệt sức nghề nghiệp, hiện được công nhận là hội chứng gây ra chủ yếu tại nơi làm việc.

Lợi ích của việc nghỉ ngơi thường xuyên là nó có vẻ như phản tác dụng trong việc tạo ra nhiều thời gian hơn, bằng cách duy trì sức khỏe và hạnh phúc của bạn, nhưng thực tế bạn thực sự đang được tăng cường năng lượng và hiệu suất làm việc.

Chỉ mất ít nhất 30 giây để cải thiện tinh thần lên tới 13%! Thêm vào đó, bạn cũng đang giảm khả năng mắc một số bệnh.

Bằng cách áp dụng 5 bí kíp trên, bạn có thể quản lý lịch trình của mình hiệu quả hơn. Thêm vào đó, bạn cũng đang tiến một bước gần hơn để xóa bỏ quan niệm "Tôi ghét làm việc" hoàn toàn khỏi tâm trí khi bạn nhận thấy lịch trình của mình được giải phóng.

Từ đó, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những thứ quan trọng nhất với bản thân.

Zenda