Cách giữ tỉnh táo trong các cuộc họp

Bộ trưởng Thương mại Hoa Kỳ Wilbur Ross được biết đến là người có xu hướng ngủ gật trong các cuộc họp. Và ông ấy không phải là người duy nhất. Liệu có mẹo nào giúp cho các mí mắt không cảm thấy nặng trĩu nữa không?

Những cuộc họp thường khiến chúng ta cảm thấy buồn ngủ và nó xảy ra với hầu hết mọi người.

Cựu phó tổng thống Joe Biden và Dick Cheney; cựu Chủ tịch Hạ viện Newt Gingrich; Thẩm phán Tòa án tối cao Ruth Bader Ginsburg và Clarence Thomas - tất cả đều những gương mặt nổi tiếng đã gây chú ý vì bị bắt quả tang ngủ gục trong các bài phát biểu và các cuộc họp.

Theo Politico, ông Ross là chính trị gia gần đây bị chỉ trích vì được cho là không thể "ngừng ngủ trong các cuộc họp". Nhân viên của ông nói rằng sự tập trung của ông rất thất thường đến nỗi tránh cả các cuộc họp dài.

Vì vậy, bạn nên làm gì để tránh cơn buồn ngủ trong cuộc họp tiếp theo và làm thế nào bạn có thể giữ cho mọi người tỉnh táo khi bạn chủ trì cuộc họp?

1. Đúng thời điểm…

Elise Keith, người sáng lập Lucid Meetings, một công ty huấn luyện cuộc họp có trụ sở tại Hoa Kỳ, nói rằng mặc dù mỗi cá nhân sẽ có sở thích khác nhau về thời gian nhưng nghiên cứu chỉ ra rằng có một số giai đoạn sẽ phù hợp để giúp bạn đạt được một số mục tiêu nhất định.

"Bạn sẽ muốn làm những thứ như cập nhật trạng thái và suy nghĩ logic vào sáng sớm", cô nói. Buổi sáng chính là thời điểm thích hợp để gây ấn tượng với mọi người ( bằng việc cập nhật trạng thái, bản giới thiệu bán hàng, phỏng vấn) bởi lúc đó năng lượng của chúng ta tràn trề nhất.

"Gần đến cuối ngày là thời điểm tốt cho việc động não ... bởi vì năng lượng mà bạn có vào buổi sáng đã bắt đầu cạn kiệt", cô nói. "Khi thư giãn bạn sẽ dễ dàng khơi gợi ra những ý tưởng hay ho".

Và tất nhiên, đừng tiến hành các cuộc họp trong giai đoạn "vùng chết" - ngay sau bữa trưa.

Tuy nhiên, Judi James, tác giả và chuyên gia văn hóa về nơi làm việc (Anh) cho biết "thời gian chính xác" ít quan trọng hơn chúng ta nghĩ và việc đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng thời gian đã nêu mới quan trọng hơn.

"Chúng ta thường ngủ thiếp đi trong các cuộc họp vì buồn chán chứ không phải do mệt mỏi".

2. Và đúng chỗ

Mặc dù một số cuộc họp có thể diễn ra ở bất cứ nơi nào miễn là công việc có thể hoàn thành nhưng họp ở các địa điểm độc đáo có thể giúp thúc đẩy sự sáng tạo.

Các cuộc họp đứng, nơi những người tham gia sẽ nói chuyện mà không cần ngồi - cũng đã được nhiều chuyên gia khen ngợi vì giusp cho mọi thứ đạt hiệu quả.

Cô Keith gợi ý các cuộc họp đi bộ hoặc họp ở không gian ngoài trời sẽ phù hợp cho sự sáng tạo.

3. Luôn chuẩn bị

"Cuộc họp khiến mọi người chìm vào giấc ngủ là nơi mà có lẽ họ không nên đến đó ngay từ đầu ... hoặc là nơi họ chỉ có thể nghe nhưng không được trả lời," cô Keith nói.

"Biết rõ cuộc họp sắp diễn ra những gì và có một kế hoạch cho cuộc họp đó sẽ giúp bạn mời được những người hữu ích".

Một nghiên cứu gần đây cho thấy trung bình công nhân Mỹ cảm thấy chỉ có 33% các nhà lãnh đạo chuẩn bị tốt cho các cuộc họp. Và hầu hết các nhà quản lý, có thể dành 80% thời gian của họ cho các cuộc họp mà chưa bao giờ được đào tạo qua cách chủ trì một cuộc họp.

Đảm bảo chương trình nghị sự rõ ràng là một lời khuyên phổ biến từ các chuyên gia năng suất.

Annette Catino, ;giám đốc điều hành chăm sóc sức khỏe, nói với tờ New York Times rằng chương trình nghị sự rất quan trọng, "bởi vì nếu tôi không biết tại sao chúng ta lại họp, và bạn không biết tại sao bạn ở đó, thì không có lý do gì để họp cả ".

"Một trong những cách làm mọi người tỉnh táo là để họ tham gia một cuộc họp thú vị và phù hợp với công việc của họ."

Và nếu bạn không chắc chắn ai sẽ phù hợp? Hãy cho họ lựa chọn và xem ai sẽ tham gia, cô Keith gợi ý.

4. Giữ bản thân luôn tỉnh táo cả ngày

Cô James khuyên bạn nên đứng lên và đi ra khỏi bàn làm việc mỗi nửa giờ hoặc giãn cơ và "tiếp thêm sinh lực" cho mình suốt cả ngày.

Mặc dù một số công ty như Google, kem Ben & Jerry và nhà bán lẻ trực tuyến Zappos, đã cung cấp cho nhân viên không gian để chợp mắt nạp năng lượng trong ngày làm việc, cô James lưu ý rằng "những giấc ngủ ngắn không phải lúc nào cũng hiệu quả vì có sẽ cho bạn cảm giác nơi làm việc là nơi ngủ ".

5. Ăn vặt hay không ăn vặt?

Dù James đề nghị không dùng đồ uống nóng hoặc đồ ăn nhẹ chứa nhiều carb trước cuộc họp nếu bạn dễ bị buồn ngủ, nhưng cô Keith lại nói rằng loại đồ ăn nhẹ phù hợp có thể giúp cải thiện cuộc họp.

Đồ ăn vặt có thể khiến mọi người tỉnh táo và nó cũng là một "biểu tượng của sự quan tâm" trong nhiều nền văn hóa.

"Tại sao không mang văn hóa đó vào các cuộc họp của bạn? Tại sao không cho mọi người thấy rằng họ được chăm sóc và phúc lợi của họ là điều quan trọng với bạn?"

Tất nhiên, tránh các món ăn gây tiếng ồn hoặc có mùi cũng quan trọng, cũng như chú ý đến chế độ ăn kiêng của những người tham gia.

6. Tham gia đóng góp ý kiến

Nói một cách đơn giản - bạn không thể ngủ nếu bạn tham gia đóng góp vào cuộc họp.

"Hãy lên tiếng trong ba phút đầu tiên", James khuyến nghị. "Để giọng nói của bạn vang lên trong cuộc họp sẽ giúp bạn cảm thấy mình là một người đóng góp không phải là người nghe".

Cô James cũng đề nghị thực hiện các đóng góp ngôn ngữ cơ thể tích cực như "gật đầu, sử dụng ánh mắt và phản ứng không lời với những gì bạn nghe thấy".

Ghi chú cũng có thể hữu ích trong việc giữ cho bộ não của bạn tỉnh táo.

"Nếu cuộc họp kéo dài, hãy biến mình thành người ghi chú, tìm kiếm những điểm chính và những quyết định sẽ được đưa ra nhưng không ai nói rõ", cô Keith nói.

"Hãy giơ tay và đảm bảo mình được mời trình bày. Bạn có thể giúp người khác được lắng nghe và đặt câu hỏi".

Đối với các nhà lãnh đạo, James nói rằng hãy đảm bảo tuân thủ chương trình nghị sự. Phân tâm vào "công việc khác" sẽ khiến bạn làm hỏng mọi thứ.

7. Giữ tay luôn bận rộn

Khi mọi cách trên đều không có tác dụng, hãy thử làm đôi tay bạn luôn bận rộn

Vẽ bậy cũng là một trong những cách hay, nhưng đôi lúc nó sẽ khiến bạn buồn ngủ hơn. Ngoài ra, xoay cánh tay cũng là một cách hiệu quả

Và nếu bạn ngủ gật?

Cả cô James và cô Keith đều đồng ý, nếu bạn không thể chịu được cơn buồn ngủ được thì tốt nhất nên rời đi.

"Lấy một cái cớ nhanh chóng và nếu có thể, hãy lặng lẽ đứng dậy, xin lỗi và rời đi," cô James khuyên. Và nếu bạn nhận thấy một đồng nghiệp ngủ gật, hãy đánh thức họ nếu bạn là bạn bè.

Cô Keith nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp phản hồi trung thực sau mỗi cuộc họp.

"Nếu bạn ở đó và buồn ngủ vì cuộc họp được lên kế hoạch quá kém, quá thảnh thơi và lãng phí thời gian nhiều như vậy, thì đó là một khoản đầu tư lãng phí lớn cho công ty của bạn và là nguyên nhân hàng đầu khiến nhân viên rời khỏi", cô ấy nói.

"Đó là một trong những điều khiến mọi người nghỉ việc".

Zenda