Hành chính công và phương pháp lập ngân sách dựa trên hiệu quả

Từ trước đến nay, các lãnh đạo cơ quan hành chính công nhiều nước đã coi việc quản trị hiệu quả công việc như một phần của quy trình duyệt ngân sách hàng năm, nhằm tăng hiệu quả sử dụng ngân sách.

Dưới đây là bài chia sẻ của ông Francis Han, Tổng Giám Đốc khối phân tích kinh doanh của Oracle ASEAN về;phương pháp lập ngân sách dựa trên hiệu quả (Performance-based budget, còn gọi là PBB) nhằm giúp các doanh nghiệp IT và các nhà quản lý có thêm một cái nhìn tổng quan về quản lý hành chính công:

Khác với cách xây dựng ngân sách truyền thống là so sánh thực chi với ngân sách tiêu dùng định trước, PBB sẽ thay đổi hoàn toàn những quan điểm và phương thức xây dựng ngân sách, giúp các cơ quan hành chính công có thể đưa ra những đánh giá về các dự án của mình và phân phối nguồn lực công hiệu quả hơn.

Xây dựng ngân sách truyền thống thường "định hướng vào dịch vụ", trong đó phần lớn các tổ chức đều dựa vào ngân sách năm trước để cân nhắc cho năm nay. Cách thức này đặt ra câu hỏi: "Liệu ngân sách cho năm nay sẽ là bao nhiêu để có thể cung cấp dịch vụ tương đương như năm trước?". Trong khi đó, Phương pháp dự trù ngân sách dựa trên hiệu quả sẽ tập trung vào kết quả đạt được cuối cùng, hay đặt ra câu hỏi: "Làm thế nào để tối ưu hoá hiệu quả của những nguồn lực công để đạt được mục tiêu?"

Tuy cả 2 cách thức lập ngân sách trên đều có chung mục đích nhằm phân bố nguồn tài chính công vốn dĩ khá hạn chế để phục vụ người dân. Tuy nhiên, trọng tâm của mỗi cách thức lại khác nhau.

Cải tiến cách thức lập kế hoạch, xây dựng chương trình và lập ngân sách

Lĩnh vực hành chính công ở nhiều nước trên thế giới đã chứng kiến nhiều nỗ lực cải tiến phương thức lập ngân sách từ truyền thống sang PBB – Cách thức lập ngân sách tập trung vào hiệu quả công việc chứ không chỉ là việc sử dụng ngân sách ra sao.

 Phương pháp "Lên kế hoạch, xây dựng chương trình và lập ngân sách" đã được ra đời những năm 60 và được sử dụng trong các tổ chức hành chính công ở nhiều nước trên thế giới. Những năm sau đó, là phương pháp "Hệ thống quản trị hiệu quả" và tiếp theo là phương pháp dựa trên các chỉ số đo lường hiệu quả định trước (KPIs).

Vẫn chưa có nhiều tổ chức công thực sự áp dụng phương thức "Dự toán ngân sách dựa trên hiệu quả" vào quá trình phân bổ và quản lý nguồn lực. Sau đây là 3 lý do chính:

1. PBB yêu cầu tư duy cấp tiến từ tất cả những cá nhân và tổ chức tham gia vào quy trình: những nhà quản lý, cơ quan lập pháp và thậm chí cả công dân.

2. Việc tập trung vào "kết quả công việc" đòi hỏi các bộ phận chức năng liên quan cần kết hợp chặt chẽ để xây dựng và cấp vốn cho các dự án nhằm đạt hiệu quả.

3. Có sự thiếu hụt về những cách thức tiêu chuẩn và công cụ kỹ thuật để hỗ trợ cho nỗ lực thay đổi này.

Tuy nhiên trong những năm gần đây, việc áp dụng PBB đã tăng lên vì nhu cầu cấp bách liên quan đến nhu cầu tối ưu nguồn vốn hạn hẹp cũng như đòi hỏi về minh bạch tài chính công – tư. Chính phủ nhiều nước trên thế giới đã tìm đến PBB như một giải pháp xây dựng ngân sách tốt hơn trên tinh thần tối ưu hoá nguồn lực công. PBB đã đang tạo ra động thay đổi.

Công thức của PBB như thế nào?

PBB bao gồm 2 hoạt động chính:

i)Thiết lập chiến lược và mục tiêu hiệu quả cho các tổ chức hành chính công

ii)Phân chia nguồn vốn cho các mục tiêu đó và sử dụng những thông tin đó trong quá trình lập ngân sách.

Ở rất nhiều lãnh thổ, hoạt động thiết lập chiến lược và mục tiêu được tiến hành khá tốt. nhưng những thông tin đó lại không được sử dụng trong quá trình lập ngân sách một cách thận trọng.

Điều cần thiết lúc này là một giải pháp có thể tích hợp được thông tin "ngân sách dựa trên hiệu quả" với "thông tin về ngân sách theo khoản mục" để có thể sử dụng trong quá trình dự toán. Mục đích là xác định nguồn lực công nhằm tối ưu hoá kết quả mong muốn nhưng vẫn đảm bảo đầu vào và đầu ra. Đây chính là sự đối lập với cách thức dự toán ngân sáchtheo khoản mục được sử dụng trong hầu hết các cơ quan hành chính công.

Nhưng cũng cần lưu ý rằng, sẽ có những vấn đề về mặt tổ chức khi áp dụng PBB, vì nó sẽ mang đến những thay đổi chính yếu tới các cách thức truyền thống cũng như quản lý hành chính và đòi hỏi khả năng thực hiện và hỗ trợ cao hơn từ các nhà quản lý địa phương.

Giải Pháp Quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM)

Để đáp lại nhu cầu đó, Giải Pháp quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM) có thể cung cấp cả ba yếu tố cần thiết cho việc dự trù ngân sách dựa trên hiệu quả một cách toàn diện (Cách thức quản lý hiệu quả, lập kế hoạch và ngân sách, phân tích chi phí) để xoá đi những gánh nặng trên.

- Quản lý hiệu suất: "Thẻ điểm hiệu suất" là phương tiện hỗ trợ người dùng trong việc thiết lập và theo dõi những chỉ số chiến lược và hiệu suất.

- Lập kế hoạch và dự toán ngân sách: Ứng dụng này giúp theo dõi ngân sách một các chi tiết và các thông tin chi tiêu, cho phép người dùng thiết lập và hoàn thiện ngân sách chi tiết.

- Quản trị lợi ích và chi phí: Phân tích chi phí cho phép các tổ chức thu thập thong tin về chi phí từ nhiều nguồn khác nhau cùng lúc và thiết lập cách thức để phân tích. Những thông tin này sau đó có thể được sử dụng trong quá trình dự toán chi phí dựa trên hiệu quả.

Cả 3 ứng dụng trên có thể hoạt động tốt một cách độc lập. Thẻ quản trị hiệu suất và thẻ lên kế hoạch, dự toán ngân sách là những yếu tố được cho là cần thiết. Tuy nhiên yếu tố thứ 3 là "phân tích chi phí" lại là công cụ giá trị để xem xét lại chi phí và đảm bảo rằng nó vẫn có hiệu lực. Giải pháp toàn diện EPM sử dụng thông tin hiệu suất và chi phí trong suốt quá trình thiết lập ngân sách có thể giúp cho các cách thức lãnh đạo trở nên hiệu quả và năng lực cao hết mức có thể. Vì mặc dù khó khăn, nhưng giá trị của PBB đối với người dân là không thể phủ nhận được. Thứ hai, việc sử dụng công nghệ là luôn sẵn có để hỗ trợ các quá trình này theo cách thức bền vững và tiết kiệm chi phí.

H.T

Theo Oracle