Nghiên cứu: Làm việc từ xa mùa dịch có thể khiến doanh nghiệp Nhật tốn 12,1 tỷ USD

Nỗ lực ngăn chặn đại dịch COVID-19 có thể định hình lại cách thức con người làm việc, tuy nhiên để giữ được năng suất như cũ là cả một vấn đề.

Nhật Bản hiện đang áp dụng hình thức làm việc từ xa nhằm ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh COVID-19. Tuy nhiên, theo nghiên cứu được thực hiện bởi một nhóm các chuyên gia tại Viện nghiên cứu đời sống Dai-ichi Nhật Bản, các doanh nghiệp nước này sẽ phải tiêu tốn đến hơn 1,3 nghìn tỷ yên (khoảng 12,1 tỷ USD) mỗi năm cho chi phí làm việc tại nhà, tuân thủ tuyên bố tình trạng khẩn cấp trên toàn quốc do chính phủ Nhật Bản ban hành vào ngày 16/4 vừa qua.

Viện nghiên cứu Dai-ichi ước tính chi phí ban đầu đối với các cuộc họp trực tuyến sẽ rơi vào khoảng 4.9 triệu yên mỗi năm với từng doanh nghiệp. Tương đương 1.3 nghìn tỷ yên mỗi năm trên phạm vi toàn quốc với khoảng 28% nhân viên toàn thời gian đang phải làm việc tại nhà.

"Chi phí thực tế dự kiến sẽ còn vượt qua mức dự báo hiện tại, vì nó còn chưa bao gồm khoản chi tiêu dành cho máy tính và truyền thông", theo Toshihiro Nagahama, nhà kinh tế trưởng tại Viện nghiên cứu Dai-ichi.

Một công ty gia công kim loại ở quận Sumida, Tokyo đã quyết định để 10 trong số 50 nhân viên của họ làm việc tại nhà. Công ty sẽ chi trả phí thuê máy tính cá nhân và phí liên lạc cho đội ngũ nhân viên, tuy nhiên đại diện bộ phận tổng vụ của công ty cho biết ông hết sức ngạc nhiên vì chi phí phải trả quá cao. Họ đã tính đến việc thiết lập nhiều máy chủ hơn để cải thiện khả năng xử lý dữ liệu tuy nhiên "nó có thể tốn hơn 1 triệu yên", ông nói.

Nhà điều hành ứng dụng mua bán Mercari cũng sẽ trợ cấp cho nhân viên khoản tiền 60.000 yên trong vòng 6 tháng nhằm trang trải chi phí cho các tiện ích và liên lạc trực tuyến. Trong khi đó, nhà phát triển phần mềm Six Apart, có trụ sở tại Tokyo, sẽ phân bổ số tiền tiết kiệm từ tiền thuê văn phòng và chi phí đi lại dành cho nhân viên để trợ cấp khoản tiền là 15.000 yên mỗi tháng.

Hôm 22/4, hội đồng chuyên gia y tế của Nhật Bản nhận định các công ty tại quốc gia này vẫn chưa đủ nỗ lực trong việc thúc đẩy biện pháp làm việc từ xa cũng như bố trí xen kẻ giờ làm nhằm đạt được mục tiêu cắt giảm 80% tiếp xúc giữa người với người.

Đối với các công ty, duy trì năng suất nhưng lại chi tiêu một cách hiệu quả trong giai đoạn này lại là một thách thức khác. Yoshiaki Hashimoto, giáo sư tại Đại học Tokyo Woman's Christian đã tiến hành một cuộc khảo sát trực tuyến với 3.192 người phải làm việc tại nhà trên toàn nước Nhật từ ngày 15 đến 17/4. Mặc dù 40% những người tham gia khảo sát cho biết họ có nhiều thời gian rảnh hơn, nhưng 34% trong đó lại cho rằng năng suất làm việc bị giảm. Cuộc khảo sát cho thấy nhiều nhân viên khó tập trung khi làm việc tại nhà.

VIệc tạo ra các hệ thống đánh giá đối với nhân viên, trong đó chú trọng vào kết quả làm việc hơn là số giờ có mặt tại văn phòng là rất quan trọng. Đơn vị sản xuất của hãng máy tính Trung Quốc Lenovo tại Nhật Bản đã đưa ra các quy tắc, bao gồm việc yêu cầu nhân viên phải báo cáo tiến độ công việc vào thời gian đầu và kết thúc ngày khi làm việc từ xa kể từ năm 2016. Theo một cuộc khảo sát năm 2019, một nửa trong số 300 nhân viên của công ty cho biết năng suất của họ đã được cải thiện, chỉ 7% là cho rằng giảm.

Cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên là một vấn đề cấp bách đối với các công ty Nhật Bản vào lúc này. Theo Kotaro Tsuru, giáo sư tại Đại học Keio ở Tokyo "làm việc từ xa có thể thay đổi cách thức tổ chức hoạt động, bao gồm cả việc định rõ những thứ gì cần tiếp xúc trực tiếp".

Giang Vu theo Nikkei