5 ứng dụng tuyệt vời thay thế cho Google Docs

Google Docs là phần mềm phổ biến dành cho các nhân viên văn phòng, ngoài ra chúng ta còn có những phần mềm khác với tính năng tương tự như soạn văn bản, bảng tính và slide trình bày minh họa.

Theo Techradar, xu thế hiện nay của nhân viên văn phòng đó là sử dụng những phần mềm soạn văn bản bao gồm cả công cụ bảng tính và slide trình bày minh họa. Giờ đây hầu hết các ứng dụng phục vụ một công việc nhất định, ví dụ như Evernote dùng để viết ghi chú và chia sẻ ghi chú đó trong nhóm và từ đó soạn văn bản bằng một ứng dụng khác. Ngày nay các đối tác làm việc với nhau đòi hỏi những phần mềm hiện đại phục vụ công việc tốt hơn. Sau đây là 5 ứng dụng tốt nhất có thể thay thế cho Google Docs:

1. ONLYOFFICE

Có thể bạn chưa bao giờ nghe đến ứng dụng này nhưng đây là ứng dụng có rất nhiều tính năng giống với Google Docs. ONLYOFFICE được sử dụng khi làm việc nhóm và có thể soạn văn bản, bảng tính, slide thuyết trình, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý dự án và email.

Điểm khác biệt thú vị đó là khi một nhóm làm việc bằng ứng dụng sẽ có 2 chế độ. Chế độ Nhanh cho biết ngay lập tức những thay đổi tạo bởi người dùng khác. Chế độ còn lại sẽ chỉ cho phép những thay đổi tạo bởi người dùng hiện lên khi người dùng đó lưu lại, chế độ này tôn trọng sự bảo mật.

2. Dropbox Paper

Một ứng dụng có khả năng thay thế Google Docs ít được biết đến giúp chúng ta lưu lại công việc trên tài khoản Dropbox.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa Dropbox Paper và Google Docs đó là Paper cho phép nhóm tổng hợp mã nguồn và sửa lại văn bản. Đây là ứng dụng có dung lượng nhẹ do chưa có các template hỗ trợ như của Microsoft Office hay có thể kết hợp với nhiều ứng dụng khác như Zoho, nhưng Paper làm việc khá tốt khi kết hợp với dịch vụ lưu trữ của Dropbox.

Dropbox đang trên đà trở thành công cụ làm việc năng suất nhất hỗ trợ hoàn thành các dự án.

3. Zoho Writer

Đây là ứng dụng cung cấp một môi trường làm việc hoàn toàn khác, không liên quan gì đến Google. Zoho hỗ trợ công cụ gửi email, marketing, quản lý quan hệ khách hàng, tài chính, chăm sóc khách hàng và nhiều tính năng khác.

Zoho Writer là ứng dụng không thể thiếu cho những nhân viên chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định. Nó có 3 chế độ sử dụng khi làm việc, thứ nhất là dành cho cá nhân soạn văn bản, thứ hai là dành cho nhóm tổng hợp công việc, và thứ ba đó là phục vụ cho việc chuẩn bị tài liệu để phân phát. Ngoài ra còn có chế độ Đọc sẽ loại bỏ một số điểm để tài liệu dễ dàng đọc được trên màn hình hơn.

Trong làm việc nhóm, Zoho có một số tính năng hơn hẳn Google Docs. Ví dụ như bạn có thể chỉnh sửa một phần và khóa những phần khác để tránh sự thay đổi. Zoho có tổng cộng 350 font chữ. Tính năng hiển thị quá trình làm việc tốt hơn Google Docs, ta có thể tìm kiếm và nhận xét, gửi cho những thành viên khác bằng link, trả lời nhận xét bằng cách sử dụng email thay vì phải ấn vào văn bản.

4. Quip

Phần mềm này là sự kết hợp của Slack và Microsoft Office. Thay vì dùng email để trao đổi công việc giữa các thành viên nhóm, Quip sử dụng các cuộc trò chuyện ngay trong ứng dụng. Đây là tính năng giúp Quip trở thành ứng dụng hữu ích cho những nhân viên phải làm việc nhóm. Ngoài ra còn có Wiki để các nhân viên chia sẻ kiến thức chuyên môn và công cụ quản lý công việc.

Điểm làm nên sự khác biệt của Quip đó là ứng dụng này có thể khôi phục lại toàn bộ văn bản, ngoài ra còn có phiên bản desktop dành cho Mac và Window. Quip còn cho phép bạn đưa bảng tính vào trong một văn bản.

5. Microsoft Office Online

Việc thay thế Google Docs bằng Microsoft Office có vẻ khá lạ lùng nhưng ứng dụng này đã và đang được sử dụng bởi một số công ty trong nhiều thập kỉ qua. Tuy nhiên nó không được tốt bằng những ứng dụng cho phép lưu trữ đám mây. Nhiều công ty tải ứng dụng về chứ không sử dụng phiên bản online.

Ứng dụng này có phiên bản dành cho iPad và hệ điều hành Android, cho phép chúng ta biết được người đang chỉnh sửa văn bản và những thay đổi của nó, và tất nhiên bao gồm tất cả các tính năng mà phiên bản offline có.

Ngô Thủy