Chia sẻ tập tin Google Docs dưới dạng file PDF

Google Docs là một bộ công cụ văn phòng được đánh giá cao bởi khả năng cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu thông qua trình duyệt web. Và giờ đây, bộ công cụ này sẽ còn trở nên hữu ích hơn nữa khi cho phép người dùng chia sẻ liên kết thường trực đến phiên bản PDF của các tài liệu đơn giản chỉ qua một đường link.

Trong đa số trường hợp, tính năng chia sẻ tập tin trên Google Docs hoạt động rất đơn giản mà hiệu quả với đa số người dùng. Tuy nhiên, có những lúc bạn chỉ muốn gửi cho người nhận một phiên bản PDF chỉ đọc của tài liệu mà không muốn người đó chỉnh sửa. Google Docs cho phép bạn biến liên kết chia sẻ tài liệu thông thường thành một liên kết đến tập tin PDF. Điều thú vị nhất là khi bạn chỉnh sửa tài liệu gốc thì liên kết PDF sẽ tự động cập nhật các thay đổi đó. Dưới đây là cách thức thực hiện.

Lưu ý: Mẹo này chỉ áp dụng với Google Docs (trình soạn thảo văn bản) và Google Sheets (chương trình bảng tính), không hoạt động với Google Slides (ứng dụng trình chiếu).

Đầu tiên, bạn hãy mở tài liệu muốn chia sẻ. Nhấn vào nút "Share" (Chia sẻ) ở góc trên bên phải màn hình.

Ở cửa sổ "Share with others" (Chia sẻ với người khác), nhấn vào tuỳ chọn "Get Sharable Link" (Nhận liên kết có thể chia sẻ được) ở góc trên bên phải màn hình.

Bạn sẽ nhận được thông báo cho biết rằng liên kết chia sẻ đã được sao chép vào bộ nhớ tạm của máy tính. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng mục "Link Sharing" (Chia sẻ liên kết) đã xuất hiện trong cửa sổ chia sẻ tài liệu.

Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ tập tin Google Docs như bình thường, thì bước tiếp theo bạn chỉ cần gửi liên kết vừa sao chép được cho người nhận. Tuy nhiên, nếu muốn gửi tài liệu dưới dạng tập tin PDF thì bạn sẽ cần chỉnh sửa liên kết đó đôi chút.

Mở bất kỳ ứng dụng nhắn tin hay chia sẻ nào mà bạn sẽ sử dụng để gửi liên kết và dán nó vào đó.

Sau khi đã dán liên kết vào nơi cần gửi, tìm cụm từ "edit?usp=sharing" ở cuối cùng của liên kết. Đây là phần duy nhất bạn cần chỉnh sửa. Nếu bạn chỉnh sửa các ký tự khác trong liên kết thì nó sẽ không còn hoạt động được.

Bây giờ, hãy thay cụm "edit?usp=sharing" bằng cụm "export?format=pdf". Liên kết sau khi chỉnh sửa của bạn sẽ có dạng như sau:

Và công việc còn lại của bạn là gửi liên kết đó cho người nhận là xong. Bất cứ ai bấm vào liên kết này sẽ tự động tải xuống phiên bản PDF của tập tin Google Docs mà bạn chia sẻ.

An Huy