Microsoft Sway là gì? Ứng dụng đám mây này có thể giúp tôi làm được những gì?

Kể từ khi Microsoft đẩy mạnh phát triển các ứng dụng dựa trên nền tảng di động và đám mây, công ty đã ra mắt một số sản phẩm dành riêng cho môi trường mạng Internet để bổ trợ cho các bộ phần mềm Office truyền thống. Một trong số đó là Sway, một sự bổ sung đáng giá dành cho những ai đã "chán ngấy" với PowerPoint.

Tại;sao Microsoft cần phải tạo ra một phần mềm thay thế PowerPoint?

Nếu bạn đã từng làm việc trong môi trường văn phòng, có lẽ trong đầu bạn đã hình thành một mối liên kết vững chắc giữa PowerPoint và những nhân viên bán hàng hay nhà quản lý trong những bộ trang phục lịch thiệp bóng bẩy mà lại chẳng có nổi kĩ năng nói trước đám đông. Nói ra điều này có lẽ thật không công bằng, bởi PowerPoint từ hàng chục năm nay đã góp phần tạo ra không biết bao nhiêu bài thuyết trình xuất sắc tại các buổi họp trên khắp thế giới. Dù vậy, đây vẫn là một phần mềm lớn, nặng nề, chuyên nghiệp, sở hữu danh tiếng tương xứng với những gì nó có thể làm; và rõ ràng không phải ai cũng hoàn toàn có thể làm chủ được nó.

Với Sway, Microsoft đang bước những bước đi đầu tiên nhằm hiện thực hoá ý tưởng tạo ra một phần mềm thuyết trình – kể chuyện dựa hoàn toàn trên nền tảng đám mây, hoạt động nhẹ nhàng và đặc biệt là dễ sử dụng hơn PowerPoint. Cách tiếp cận của Microsoft là tạo ra một trải nghiệm trần thuật tự nhiên hơn thay vì sử dụng hàng loạt các slide xếp nối tiếp nhau, còn trong mỗi slide lại có một vài cái gạch đầu dòng.

Mọi người dùng đều có thể sử dụng Sway?

Tất cả mọi người đều có thể sử dụng Sway miễn là họ đã đăng ký một tài khoản Microsoft miễn phí. Người dùng dịch vụ Office 365 cũng có thể sử dụng Sway. Điểm khác biệt chính giữa phiên bản miễn phí và bản dành cho người dùng Office 365 chủ yếu nằm ở một số kĩ thuật quản trị, chẳng hạn như bạn có thể bảo vệ tài liệu Sway của mình bằng mật khẩu và loại bỏ watermark ở cuối tài liệu. Ngoài ra, người dùng bản miễn phí cũng bị giới hạn số lượng nội dung có thể chèn vào tài liệu; song nhìn chung, giới hạn này lớn hơn nhu cầu của đa số người dùng trung bình.

Tôi có thể làm gì với Sway?

Việc mở một file PowerPoint trống trơn và tự hỏi nên viết những gì, chèn những bức ảnh hay hình khối nào, thiết kế bố cục ra sao cho bài thuyết trình cũng khiến chúng ta cảm thấy mông lung chẳng khém gì viết lại một tài liệu từ đầu, dù rằng PowerPoint thường được làm sau khi chúng ta đã hoàn thành một cách tương đối chỉn chu tài liệu Word. Về bản chất, các bài thuyết trình được làm ra để cho người khác đọc, xem và nhận xét. Khá nhiều người mang trong mình một nỗi sợ nói trước đám đông, và việc thiết kế file PowerPoint lại càng khiến họ có động lực để… bỏ cuộc.

Nỗi lo lắng này luôn thường trực trong đầu không ít người sử dụng PowerPoint. Và may thay, Microsoft đã nhận ra điều này, và họ đã cố gắng để giúp người dùng thoát khỏi nỗi lo đó với Sway. Phải thừa nhận rằng, đa số chúng ta không phải là các chuyên gia thiết kế và bố cục; vì thế, Microsoft đã cung cấp khá nhiều mẫu thiết kế (ở thời điểm viết bài này là 18 mẫu) phù hợp với các nhu cầu khác nhau của người sử dụng như thuyết trình trong môi trường doanh nghiệp, CV cá nhân, bản tin… Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp một số bài thuyết trình mẫu với đầy đủ nội dung để giúp người dùng có được cái nhìn trực quan về các chức năng của Sway.

Nếu ý tưởng của bạn không trùng với bất kỳ mẫu thiết kế nào có sẵn, hoặc bạn vẫn gặp vướng mắc trong việc lựa chọn nội dung để viết, thì Sway có thể giúp bạn xây dựng đề cương cho bài của mình, thông qua nút "Start From a Topic" (Bắt đầu từ một chủ đề). Nhấn chuột vào nút này sẽ hiển thị một hộp thoại để bạn nhập chủ đề mình muốn viết vào.

"Chúng tôi không thể nói hết sự ấn tượng của mình với tính năng này của Sway", cây viết Rob Woodgate của chuyên trang công nghệ How-to Geek cho biết. Khi bạn nhập một thuật ngữ bất kỳ—chẳng hạn chúng tôi thử với thuật ngữ "công nghệ" (technology)—Sway sẽ tự động cung cấp cho bạn một bố cục cho bài trình bày của mình, từ định nghĩa, cách sử dụng, các khía cạnh cần đề cập, các chủ đề khác có liên quan, hình ảnh tương ứng, và nhiều hơn nữa. Các nội dung này đều lấy từ dữ liệu của Wikipedia và Sway sẽ cung cấp cho bạn đường link tới bài viết gốc để bạn truy xuất ngược lại dữ liệu ban đầu. "Những điều tính năng này có thể làm được thực sự gây ấn tượng rất mạnh cho chúng tôi đến nỗi tôi khó có thể tìm được từ ngữ nào để ca ngợi hết được, vì vậy, bạn hãy tự mình thử xem. Chỉ đơn giản là tuyệt vời," Woodgate kết luận.

Sway tập trung vào việc trần thuật (kể chuyện), thay vì thuyết trình. Do đó, công cụ này được thiết kế để phục vụ việc trần thuật có cấu trúc. Các tài liệu Sway được thiết kế như một trang giấy dài vô tận, theo chiều từ trên xuống dưới hoặc từ trái sang phải, và người dùng (hoặc diễn giả) chỉ cần sử dụng bánh xe chuột để cuộn qua các nội dung thay vì nhấn chuột để "nhảy" từ slide này sang slide khác, từ đó đem lại trải nghiệm theo dõi một cách liên tục. Đây là một đặc điểm tuy nhỏ nhưng tạo nên sự khác biệt lớn so với PowerPoint: nếu như nội dung trong PowerPoint được cấu trúc như một chuỗi các bước, các thao tác để hoàn thành một nhiệm vụ nào đó; thì Sway giống như một cuộc hành trình, và nhờ đó người xem dễ dàng bắt được mạch truyện và dõi theo một cách tự nhiên, giống như khi ta đọc một cuốn sách. Vì vậy, tài liệu Sway không sử dụng các slide (trang trình bày) mà chỉ có một cốt truyện (storyline) duy nhất.

Sau khi chọn được mẫu thiết kế ưng ý (hoặc lựa chọn chủ đề để viết), bạn sẽ cần phải chèn các thẻ (cards) để nhập nội dung mình mong muốn đưa vào bài thuyết trình.

Có khá nhiều loại thẻ để bạn lựa chọn, chẳng hạn như thẻ văn bản, thẻ video, thẻ lưới hoặc thẻ đề mục (heading), tuỳ thuộc vào loại nội dung bạn muốn đưa vào. Song, khác với các slides của PowerPoint, các thẻ này được sắp xếp một cách liền mạch để bạn có thể cuộn từ thẻ này sang thẻ khác một cách mượt mà và tự nhiên, không có những điểm cắt gây "hẫng". Do đó, người xem sẽ đọc các thẻ như đọc một câu chuyện liền mạch, chứ không phải là như các mục tách rời.

Sau khi hoàn thành việc thêm nội dung vào tài liệu Sway, hoặc nếu bạn muốn xem trước tài liệu Sway cuối cùng của mình trông sẽ ra sao, bạn có thể chọn tuỳ chọn Design (Thiết kế) để xem thành phẩm của mình.

Khi thiết kế, bạn hãy chuyển đổi liên tục giữa hai tuỳ chọn Storylines và Design để chỉnh sửa và xem trước tài liệu của mình. Sway cũng có thể giúp bạn sắp xếp lại các mục trong tài liệu sau khi đã hoàn tất nội dung, thông qua tuỳ chọn Styles ở trang Design. Công cụ này sẽ cung cấp các tuỳ chọn bố cục khác nhau để bạn có thể "cấu trúc lại" thiết kế bài trình bày của mình.

Bạn có thể lựa chọn chiều cuộn của tài liệu Sway từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới (và dĩ nhiên, bạn cũng có thể chọn cách hiển thị truyền thống của PowerPoint theo từng slide, nếu muốn), màu sắc, hình nền và một số tuỳ chọn thiết kế khác. Sway còn cung cấp nút Remix để bạn áp dụng một tuỳ chọn thiết kế ngẫu nhiên cho tài liệu Sway của mình.

Sau khi ưng ý với nội dung và cách trình bày tài liệu của mình, bạn có thể xuất bản và chia sẻ tài liệu Sway đã tạo. Tuy nhiên, có một điểm cần lưu ý rằng, do đây là ứng dụng hoàn toàn dựa trên nền tảng đám mây, do đó bạn không thể tải tài liệu của mình dưới dạng một tệp tin thông thường như PowerPoint hay Word. Bù lại, Microsoft cung cấp tuỳ chọn cho phép bạn nhúng tài liệu Sway của mình vào một trang web để chia sẻ cho mọi người mà không cần thông qua liên kết.

Nhìn chung, Sway là một công cụ đơn giản nhưng có thể mang lại những hiệu quả khá bất ngờ. Microsoft đã tích hợp trong đó rất nhiều tính năng hữu ích để giúp bạn thoát khỏi nỗi lo về thiết kế, từ đó bạn có thể tập trung xây dựng nội dung cho bài trình bày của mình. Và đặc biệt, nó hoàn toàn miễn phí.

Quang Huy