Rumi
Intern Writer
Trong thế giới số hóa ngày nay, việc quản lý mật khẩu đã trở thành một phần không thể thiếu để bảo vệ thông tin cá nhân. Nhiều người dùng Apple thường xem ứng dụng Passwords (Mật khẩu) tích hợp sẵn trên iOS và macOS chỉ là một công cụ cơ bản, nhưng thực tế, nó ẩn chứa nhiều tính năng mạnh mẽ và tiện lợi mà có thể bạn chưa khám phá hết. Miễn phí và được tối ưu hóa sâu rộng trong hệ sinh thái Apple, ứng dụng này không chỉ giúp bạn lưu trữ thông tin đăng nhập mà còn là một trợ thủ đắc lực để giữ an toàn cho cuộc sống số của mình.
Nếu bạn đang muốn chuyển đổi từ một trình quản lý mật khẩu khác sang Passwords của Apple, việc nhập dữ liệu hàng loạt có thể thực hiện khá dễ dàng. Với người dùng Mac, bạn chỉ cần xuất file CSV từ ứng dụng cũ, sau đó vào mục "File" rồi chọn "Import Passwords from File" trong ứng dụng Passwords, chọn file CSV đã xuất và làm theo hướng dẫn để hoàn tất. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ dùng iPhone hoặc iPad, quy trình sẽ hơi khác một chút. Bạn vẫn có thể nhập file CSV, nhưng cần thông qua Safari. Hãy lưu file CSV vào ứng dụng Tệp (Files) trên điện thoại, sau đó vào Cài đặt (Settings) > Ứng dụng (Apps) > Safari > Nhập (Import). Chọn "Import from Files", tìm file CSV và nhấn "Import to Safari". Các thông tin đăng nhập của bạn sẽ tự động điền vào Passwords, và iOS sẽ nhắc bạn xóa file CSV ngay lập tức để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Một tính năng ít được chú ý nhưng vô cùng hữu ích là khả năng sử dụng trường Ghi chú (Notes) để lưu trữ các thông tin xác thực bổ sung. Khi tạo tài khoản mới, đôi khi chúng ta cần lưu lại câu hỏi bảo mật hoặc khóa khôi phục. Thay vì ghi ra giấy hay lưu ở đâu đó không an toàn, bạn có thể thêm chúng vào trường Ghi chú ngay dưới tên người dùng và mật khẩu trong ứng dụng Passwords. Điều này không chỉ giúp thông tin được bảo mật mà còn dễ dàng truy cập khi cần. Bạn chỉ cần tìm mục tương ứng trong Passwords, nhấn "Sửa" (Edit), sao chép hoặc nhập ghi chú của mình rồi nhấn "Lưu" (Save).
Trường Ghi chú còn có thể biến thành một công cụ gắn thẻ thông minh. Mặc dù ứng dụng Passwords không có nhiều trường tùy chỉnh hay nhãn riêng biệt như một số trình quản lý mật khẩu khác, nhưng bất cứ điều gì bạn nhập vào Ghi chú đều có thể tìm kiếm được. Điều này đặc biệt tiện lợi nếu bạn có nhiều tài khoản cho cùng một dịch vụ, ví dụ như tài khoản Google cho công việc và cá nhân. Bạn có thể thêm các thẻ như "tài khoản công việc", "cá nhân" vào Ghi chú và tìm kiếm các thuật ngữ đó để nhanh chóng tìm thấy mục cần thiết.
Đối với những ai sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) thông qua mã xác minh một lần dựa trên thời gian (TOTP), bạn hoàn toàn có thể thêm các mã này vào ứng dụng Passwords thay vì phải tải thêm một ứng dụng xác thực riêng biệt. Đây là một cách tiện lợi để hợp nhất các công cụ bảo mật của bạn. Để thiết lập, bạn có thể quét mã QR trên trang web hoặc ứng dụng bằng iPhone của mình, hoặc vào Passwords > Tất cả (All) > [Tên tài khoản] > Sửa (Edit) > Thiết lập mã (Set Up Code) và nhập khóa thiết lập từ trang web hoặc ứng dụng. Các mã này sẽ xuất hiện trong một phần riêng của Passwords và cả trong bản ghi mục, giúp iPhone của bạn tự động đề xuất mã xác minh khi cần điền. Lưu ý, nếu bạn có nhiều ứng dụng xác thực, có thể cần vào Cài đặt (Settings) > Cài đặt chung (General) > Tự động điền & Mật khẩu (Autofill & Passwords) > Thiết lập mã trong (Set Up Codes In) và chọn Passwords làm mặc định.
Bạn có biết một cử chỉ ẩn có thể giúp tìm kiếm mật khẩu cực nhanh không? Nếu cần tìm một mục nào đó trong Passwords, bạn có thể tạo một phím tắt trên màn hình chính của thiết bị. Mở ứng dụng Phím tắt (Shortcuts), nhấn dấu cộng để thêm phím tắt mới. Cuộn xuống và chọn Passwords > Tìm kiếm trong Passwords (Search in Passwords). Chọn "Hỏi mỗi lần" (Ask Each Time) cho trường văn bản. Nhấn mũi tên xuống ở trên cùng, sau đó chọn "Thêm vào màn hình chính" (Add to Home Screen). Bạn cũng có thể gán phím tắt này vào tính năng Chạm mặt lưng (Back Tap) của iPhone. Vào Cài đặt (Settings) > Trợ năng (Accessibility) > Cảm ứng (Touch) > Chạm mặt lưng (Back Tap), chọn "Chạm hai lần" (Double Tap) hoặc "Chạm ba lần" (Triple Tap) và chọn phím tắt bạn vừa tạo. Khi kích hoạt phím tắt, bạn chỉ cần nhập từ khóa tìm kiếm, nhấn "Xong" (Done), và ứng dụng Passwords sẽ mở ra với kết quả của bạn.
Khi có khách đến nhà và muốn kết nối Wi-Fi, bạn không cần phải đọc mật khẩu dài dòng nữa. Ứng dụng Passwords có thể tạo mã QR cho mạng Wi-Fi mà bạn đang kết nối. Khách của bạn chỉ cần quét mã này bằng thiết bị của họ là có thể truy cập mạng ngay lập tức. Trong ứng dụng Passwords, vào mục Wi-Fi, chạm vào mạng hiện tại của bạn (được tô sáng ở trên cùng) và chọn "Hiển thị mã QR mạng" (Show Network QR Code).
Việc gửi tên người dùng và mật khẩu qua tin nhắn không chỉ kém hiệu quả mà còn không an toàn. Passwords cho phép bạn tạo các nhóm chia sẻ với những người đáng tin cậy. Khi bất kỳ thành viên nào trong nhóm cập nhật thông tin đăng nhập, nó sẽ tự động làm mới cho tất cả mọi người. Điều này cực kỳ hữu ích nếu bạn chia sẻ tài khoản xem phim trực tuyến, tài khoản thanh toán với gia đình hoặc bạn bè, hoặc muốn cấp quyền truy cập tạm thời cho khách và có thể xóa họ khỏi nhóm sau này. Để tạo nhóm chia sẻ, bạn nhấn vào biểu tượng thư mục trên màn hình chính của Passwords, sau đó chọn "Tiếp tục" (Continue). Đặt tên nhóm, rồi nhấn "Thêm người" (Add people) để gửi lời mời. Chọn các mật khẩu bạn muốn chia sẻ và nhấn "Di chuyển" (Move). Nếu bạn là chủ sở hữu nhóm, bạn có thể thêm hoặc xóa thành viên và mật khẩu bất cứ lúc nào.
Với tính năng khóa truy cập (passkeys), Apple Passwords cho phép bạn bỏ qua việc nhập thông tin đăng nhập trên các thiết bị không đáng tin cậy, như máy tính công cộng hoặc thiết bị mượn. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải gõ mật khẩu vào một trường nhập liệu trên thiết bị lạ, tránh nguy cơ bị lộ thông tin cho các phần mềm ghi lại thao tác bàn phím (keyloggers) hoặc các rủi ro bảo mật khác. Đối với các ứng dụng và trang web hỗ trợ passkeys, bạn chỉ cần truy cập trang đăng nhập, nhập tên người dùng, sau đó tìm tùy chọn "Đăng nhập bằng passkey" (Sign in with passkey) và chọn "Thêm tùy chọn" (More options) hoặc tương tự để lấy mã QR. Quét mã bằng camera iPhone của bạn để sử dụng passkey.
Phần Bảo mật (Security) trong ứng dụng Passwords sẽ hiển thị các thông tin đăng nhập yếu hoặc đã bị lộ trong các vụ rò rỉ dữ liệu. Thậm chí còn có liên kết để bạn thay đổi mật khẩu trên trang web hoặc dịch vụ đó. Tuy nhiên, đôi khi bạn không thể hoặc không muốn giải quyết một vấn đề bảo mật ngay lập tức, ví dụ như một tài khoản yêu cầu mật khẩu đơn giản hoặc một tài khoản không còn sử dụng. (Dù vậy, hãy luôn đảm bảo rằng mật khẩu đó không bị lặp lại cho bất kỳ thông tin đăng nhập nào khác). Trong những trường hợp này, bạn có thể bỏ qua cảnh báo bằng cách mở nó và nhấn "Ẩn" (Hide) để nó không còn xuất hiện trong danh sách khuyến nghị nữa.
Cuối cùng, mặc dù ứng dụng Passwords được tối ưu hóa cho hệ sinh thái Apple và chỉ có sẵn trên iOS, iPadOS và macOS, nhưng nếu bạn cần truy cập các mục của mình trên máy tính Windows, bạn vẫn có thể sử dụng ứng dụng iCloud cho Windows từ Microsoft Store như một giải pháp thay thế. Tải ứng dụng, đăng nhập bằng Apple ID của bạn và làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình thiết lập. Để bật iCloud Passwords, bạn có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh "Passwords and Keychain" và bật "Passwords & Keychain", hoặc nhấp vào "Approve" bên dưới và nhập mã được gửi đến thiết bị đáng tin cậy của bạn. Từ đây, bạn cũng có thể cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt phù hợp.
Nếu bạn đang muốn chuyển đổi từ một trình quản lý mật khẩu khác sang Passwords của Apple, việc nhập dữ liệu hàng loạt có thể thực hiện khá dễ dàng. Với người dùng Mac, bạn chỉ cần xuất file CSV từ ứng dụng cũ, sau đó vào mục "File" rồi chọn "Import Passwords from File" trong ứng dụng Passwords, chọn file CSV đã xuất và làm theo hướng dẫn để hoàn tất. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ dùng iPhone hoặc iPad, quy trình sẽ hơi khác một chút. Bạn vẫn có thể nhập file CSV, nhưng cần thông qua Safari. Hãy lưu file CSV vào ứng dụng Tệp (Files) trên điện thoại, sau đó vào Cài đặt (Settings) > Ứng dụng (Apps) > Safari > Nhập (Import). Chọn "Import from Files", tìm file CSV và nhấn "Import to Safari". Các thông tin đăng nhập của bạn sẽ tự động điền vào Passwords, và iOS sẽ nhắc bạn xóa file CSV ngay lập tức để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Một tính năng ít được chú ý nhưng vô cùng hữu ích là khả năng sử dụng trường Ghi chú (Notes) để lưu trữ các thông tin xác thực bổ sung. Khi tạo tài khoản mới, đôi khi chúng ta cần lưu lại câu hỏi bảo mật hoặc khóa khôi phục. Thay vì ghi ra giấy hay lưu ở đâu đó không an toàn, bạn có thể thêm chúng vào trường Ghi chú ngay dưới tên người dùng và mật khẩu trong ứng dụng Passwords. Điều này không chỉ giúp thông tin được bảo mật mà còn dễ dàng truy cập khi cần. Bạn chỉ cần tìm mục tương ứng trong Passwords, nhấn "Sửa" (Edit), sao chép hoặc nhập ghi chú của mình rồi nhấn "Lưu" (Save).
Trường Ghi chú còn có thể biến thành một công cụ gắn thẻ thông minh. Mặc dù ứng dụng Passwords không có nhiều trường tùy chỉnh hay nhãn riêng biệt như một số trình quản lý mật khẩu khác, nhưng bất cứ điều gì bạn nhập vào Ghi chú đều có thể tìm kiếm được. Điều này đặc biệt tiện lợi nếu bạn có nhiều tài khoản cho cùng một dịch vụ, ví dụ như tài khoản Google cho công việc và cá nhân. Bạn có thể thêm các thẻ như "tài khoản công việc", "cá nhân" vào Ghi chú và tìm kiếm các thuật ngữ đó để nhanh chóng tìm thấy mục cần thiết.
Đối với những ai sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) thông qua mã xác minh một lần dựa trên thời gian (TOTP), bạn hoàn toàn có thể thêm các mã này vào ứng dụng Passwords thay vì phải tải thêm một ứng dụng xác thực riêng biệt. Đây là một cách tiện lợi để hợp nhất các công cụ bảo mật của bạn. Để thiết lập, bạn có thể quét mã QR trên trang web hoặc ứng dụng bằng iPhone của mình, hoặc vào Passwords > Tất cả (All) > [Tên tài khoản] > Sửa (Edit) > Thiết lập mã (Set Up Code) và nhập khóa thiết lập từ trang web hoặc ứng dụng. Các mã này sẽ xuất hiện trong một phần riêng của Passwords và cả trong bản ghi mục, giúp iPhone của bạn tự động đề xuất mã xác minh khi cần điền. Lưu ý, nếu bạn có nhiều ứng dụng xác thực, có thể cần vào Cài đặt (Settings) > Cài đặt chung (General) > Tự động điền & Mật khẩu (Autofill & Passwords) > Thiết lập mã trong (Set Up Codes In) và chọn Passwords làm mặc định.
Bạn có biết một cử chỉ ẩn có thể giúp tìm kiếm mật khẩu cực nhanh không? Nếu cần tìm một mục nào đó trong Passwords, bạn có thể tạo một phím tắt trên màn hình chính của thiết bị. Mở ứng dụng Phím tắt (Shortcuts), nhấn dấu cộng để thêm phím tắt mới. Cuộn xuống và chọn Passwords > Tìm kiếm trong Passwords (Search in Passwords). Chọn "Hỏi mỗi lần" (Ask Each Time) cho trường văn bản. Nhấn mũi tên xuống ở trên cùng, sau đó chọn "Thêm vào màn hình chính" (Add to Home Screen). Bạn cũng có thể gán phím tắt này vào tính năng Chạm mặt lưng (Back Tap) của iPhone. Vào Cài đặt (Settings) > Trợ năng (Accessibility) > Cảm ứng (Touch) > Chạm mặt lưng (Back Tap), chọn "Chạm hai lần" (Double Tap) hoặc "Chạm ba lần" (Triple Tap) và chọn phím tắt bạn vừa tạo. Khi kích hoạt phím tắt, bạn chỉ cần nhập từ khóa tìm kiếm, nhấn "Xong" (Done), và ứng dụng Passwords sẽ mở ra với kết quả của bạn.
Khi có khách đến nhà và muốn kết nối Wi-Fi, bạn không cần phải đọc mật khẩu dài dòng nữa. Ứng dụng Passwords có thể tạo mã QR cho mạng Wi-Fi mà bạn đang kết nối. Khách của bạn chỉ cần quét mã này bằng thiết bị của họ là có thể truy cập mạng ngay lập tức. Trong ứng dụng Passwords, vào mục Wi-Fi, chạm vào mạng hiện tại của bạn (được tô sáng ở trên cùng) và chọn "Hiển thị mã QR mạng" (Show Network QR Code).
Việc gửi tên người dùng và mật khẩu qua tin nhắn không chỉ kém hiệu quả mà còn không an toàn. Passwords cho phép bạn tạo các nhóm chia sẻ với những người đáng tin cậy. Khi bất kỳ thành viên nào trong nhóm cập nhật thông tin đăng nhập, nó sẽ tự động làm mới cho tất cả mọi người. Điều này cực kỳ hữu ích nếu bạn chia sẻ tài khoản xem phim trực tuyến, tài khoản thanh toán với gia đình hoặc bạn bè, hoặc muốn cấp quyền truy cập tạm thời cho khách và có thể xóa họ khỏi nhóm sau này. Để tạo nhóm chia sẻ, bạn nhấn vào biểu tượng thư mục trên màn hình chính của Passwords, sau đó chọn "Tiếp tục" (Continue). Đặt tên nhóm, rồi nhấn "Thêm người" (Add people) để gửi lời mời. Chọn các mật khẩu bạn muốn chia sẻ và nhấn "Di chuyển" (Move). Nếu bạn là chủ sở hữu nhóm, bạn có thể thêm hoặc xóa thành viên và mật khẩu bất cứ lúc nào.
Với tính năng khóa truy cập (passkeys), Apple Passwords cho phép bạn bỏ qua việc nhập thông tin đăng nhập trên các thiết bị không đáng tin cậy, như máy tính công cộng hoặc thiết bị mượn. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải gõ mật khẩu vào một trường nhập liệu trên thiết bị lạ, tránh nguy cơ bị lộ thông tin cho các phần mềm ghi lại thao tác bàn phím (keyloggers) hoặc các rủi ro bảo mật khác. Đối với các ứng dụng và trang web hỗ trợ passkeys, bạn chỉ cần truy cập trang đăng nhập, nhập tên người dùng, sau đó tìm tùy chọn "Đăng nhập bằng passkey" (Sign in with passkey) và chọn "Thêm tùy chọn" (More options) hoặc tương tự để lấy mã QR. Quét mã bằng camera iPhone của bạn để sử dụng passkey.
Phần Bảo mật (Security) trong ứng dụng Passwords sẽ hiển thị các thông tin đăng nhập yếu hoặc đã bị lộ trong các vụ rò rỉ dữ liệu. Thậm chí còn có liên kết để bạn thay đổi mật khẩu trên trang web hoặc dịch vụ đó. Tuy nhiên, đôi khi bạn không thể hoặc không muốn giải quyết một vấn đề bảo mật ngay lập tức, ví dụ như một tài khoản yêu cầu mật khẩu đơn giản hoặc một tài khoản không còn sử dụng. (Dù vậy, hãy luôn đảm bảo rằng mật khẩu đó không bị lặp lại cho bất kỳ thông tin đăng nhập nào khác). Trong những trường hợp này, bạn có thể bỏ qua cảnh báo bằng cách mở nó và nhấn "Ẩn" (Hide) để nó không còn xuất hiện trong danh sách khuyến nghị nữa.
Cuối cùng, mặc dù ứng dụng Passwords được tối ưu hóa cho hệ sinh thái Apple và chỉ có sẵn trên iOS, iPadOS và macOS, nhưng nếu bạn cần truy cập các mục của mình trên máy tính Windows, bạn vẫn có thể sử dụng ứng dụng iCloud cho Windows từ Microsoft Store như một giải pháp thay thế. Tải ứng dụng, đăng nhập bằng Apple ID của bạn và làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình thiết lập. Để bật iCloud Passwords, bạn có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh "Passwords and Keychain" và bật "Passwords & Keychain", hoặc nhấp vào "Approve" bên dưới và nhập mã được gửi đến thiết bị đáng tin cậy của bạn. Từ đây, bạn cũng có thể cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt phù hợp.
