4 phương pháp hiệu quả để tăng năng suất làm việc

VNR Content

04/07/2021

Lập kế hoạch làm việc trong ngày theo các phương pháp quản lý thời gian là một cách để rèn luyện bản thân, giúp mỗi ngày của bạn không trôi qua một cách vô ích. Dưới đây là 4 phương pháp hiệu quả đã được thử nghiệm mà bạn có thể sử dụng để làm việc năng suất hơn.

1. Phương pháp Pomodoro

Đây là một trong những cách quản lý thời gian nổi tiếng nhất được phát triển bởi Francesco Cirillo - CEO của 1 công ty phần mềm người Italia vào cuối những năm 1980. Kỹ thuật này đề xuất thời gian làm việc là 25 phút/lần với 5 phút nghỉ giữa các lần. Trong tiếng Ý, "pomodoro" có nghĩa là quả cà chua – Lý do là Francesco Cirillo đã dùng 1 chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này.

Pomodoro- Chiếc đồng hồ bấm giờ hình cà chua

Phương pháp như sau:

Bước 1: Chọn một nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành.

Bước 2: Đặt đồng hồ đếm ngược trong 25 phút.

Bước 3: Làm nhiệm vụ cho đến khi đồng hồ đổ chuông.

Bước 4: Sau khi đồng hồ đổ chuông, hãy đánh dấu nhiệm vụ bạn đã làm vào giấy.

Bước 5: Nghỉ ngơi trong khoảng 5 phút đến 7 phút.

Bước 6: Sau mỗi 4 lần đồng hồ đổ chuông, hãy nghỉ ngơi lâu hơn - 20 phút đến 30 phút.

Nhiệm vụ này có thể được thực hiện với bộ đếm thời gian;pomodoro tiêu chuẩn hoặc bất kỳ báo thức nào có sẵn trên điện thoại của bạn. Ngoài ra còn có các trang web chuyên dụng miễn phí có tính năng này. Đối với phương pháp này, việc lập kế hoạch và chuẩn bị sẵn những tài liệu cần thiết là rất quan trọng. Làm theo quy trình trên sẽ đảm bảo duy trì sự cân bằng giữa công việc và thời gian nghỉ ngơi.

2. Phương pháp Eisenhower

Sở dĩ có tên gọi như vậy là do phương pháp này bắt nguồn từ một câu nói của Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower: "Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp".

Phương pháp này yêu cầu chúng ta phải phân tích bản chất của các nhiệm vụ và phân chúng thành 4 loại:

- Do First: gồm các nhiệm vụ cần phải hoàn thành vào ngày hôm đó. Những nhiệm vụ này là quan trọng nhất và được ưu tiên hàng đầu.

- Schedule: gồm những nhiệm vụ quan trọng nhưng ít khẩn cấp hơn, cần phải làm ngay sau khi hoàn thành xong loại "do first".

- Delegate: dành cho những nhiệm vụ khẩn cấp, nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này nên được giao cho người khác để họ hoàn thành, bạn không nên lãng phí thời gian để thực hiện chúng.

- Don't Do: dành cho những nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng. Cần đảm bảo rằng bạn không lãng phí thời gian cho những công việc này. Điều này sẽ giúp ngày của bạn hiệu quả hơn.

Phương pháp này có thể được sử dụng cho việc lập kế hoạch hàng ngày cũng như cho các kế hoạch dài hạn hơn, trở thành một hướng dẫn tốt cho việc lập kế hoạch nghề nghiệp.

3. Phương pháp "Get things done" (GTD)

Phương pháp GTD giúp chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ khả thi, từ đó tạo động lực thực hiện nhiệm vụ

Phương pháp này đã được David Allen đề cập trong cuốn sách "Get things done" của ông. Cốt lõi của GTD là bắt tay vào thực hiện các nhiệm vụ đã lên kế hoạch bằng cách ghi chúng ra, sau đó chia thành các hạng mục công việc khả thi rồi tập trung hoàn thành công việc đó.

Phương pháp như sau:

Bước 1: Ghi lại - Ghi lại toàn bộ những điều bạn muốn hoàn thành; những nơi bạn muốn tiếp cận trong sự nghiệp của mình, v.v.

Bước 2: Làm rõ - Đối với mọi thứ bạn ghi lại, hãy quyết định xem bạn có khả năng thực hiện hay không, Nếu có thể làm được, hãy hành động. Nếu không, hãy gạch bỏ.

Bước 3: Sắp xếp - Chia nhiệm vụ thành các bước có thể thực hiện được. Sau đó, đặt nhiệm vụ đó vào vị trí thích hợp trong kế hoạch lớn hơn

Bước 4: Suy ngẫm - Thường xuyên xem lại và sửa đổi kế hoach. Xác định chính xác thứ tự các bước bạn cần làm và cách hiệu quả nhất để tiến hành kế hoạch.

Bước 5: Thực thi - Làm theo đúng các bước mà bạn đã lập ra.

4. Phương pháp POSEC

POSEC là từ viết tắt của "Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing" có nghĩa là "Ưu tiên Cho việc Thiết lập , Đơn giản hóa, Gác lại và Đóng góp". Phương pháp này tương tự như "Tháp nhu cầu" của Abraham Maslow. Đây là một trong những phương pháp quản lý thời gian nổi tiếng nhất, không chỉ thúc đẩy hiệu quả cá nhân mà còn bao gồm các trách nhiệm xã hội và cộng đồng.

Cụ thể như sau:

P: Ưu tiên - Thời gian cho mục tiêu và định hướng cuộc sống theo mục tiêu.

O: Thiết lập - Những việc bạn phải hoàn thành đều đặn để đạt được thành công.

S: Đơn giản hóa - Những điều bạn không thích làm, nhưng phải làm.

E: Gác lại - Những việc bạn nên làm hoặc thích làm nhưng không quá khẩn cấp.

C: Đóng góp - Chú ý đến những điều có thể tạo ra thay đổi tích cực.

Lập kế hoach làm việc giúp chúng ta bớt lãng phí thời gian cho những việc vô bổ

Những phương pháp trên đều tuân theo quy tắc chung: xác định mục tiêu, chia nhiệm vụ thành nhiều phần, phân loại chúng theo mức độ ưu tiên và tập trung thực hiện. Sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ, hãy suy ngẫm về những điều bạn đã làm, không ngừng thay đổi và rút kinh nghiệm làm tốt hơn trong lần tới. Điều quan trọng cần nhớ là tất cả các phương pháp nêu trên chỉ có kết quả khi bạn bắt tay vào thực hiện. Hãy lên kế hoạch và làm việc chăm chỉ nếu bạn muốn đạt được những mục tiêu cao cả mà bạn đề ra!

Yen Kim (Theo Science ABC)

Thành viên mới đăng