10 phím tắt hữu ích nhất trên Microsoft Word, ai cũng nên biết

[VNR Content]

Hiện tại, ngay giây phút này đây, bạn đang sử dụng Microsoft Word cho mục đích gì? Viết thư? Chạy deadline? Hay đang chuẩn bị cho ra đời cuốn tiểu thuyết bom tấn long trời lở đất tiếp theo mà bạn đã thai nghén suốt thời gian qua? Tất tần tật, tuốt tuồn tuột đều bằng Microsoft Word. Đây là một trong những chương trình đầu tiên bạn được giới thiệu khi làm quen với máy tính (cùng với Solitaire và Minesweeper). Hầu hết chúng ta đều phải lạch cạch trên bàn phím với Microsoft Word trong suốt một thời gian dài đằng đẵng: từ mổ cò 2 ngón, đến 4 ngón, và rồi đạt đến trình độ đôi bàn tay lướt đi nhẹ nhàng trên bàn phím với đủ các lí do khác nhau. Vâng, một lần nữa xin chân thành cảm ơn Word!
Mặc dù Word phổ biến với cuộc sống con người trong thời đại công nghệ như thế nào thì chẳng cần phải bàn tới nữa, tuy nhiên có vẻ hầu hết chúng ta vẫn chưa nắm được nền tảng về cách sử dụng Word ngay từ khi ngồi trên ghế nhà trường. Có rất rất nhiều điều các thầy cô giáo chưa đề cập cho các bạn hồi 12 tuổi, cộng thêm cả hàng trăm thứ đã thay đổi trong suốt thời gian qua. Dĩ nhiên sẽ có người nói: dùng Word thì chỉ cần nhớ vị trí phím rồi dùng ngón tay nhấn lên từng phím sao cho chữ hiện lên màn hình được chính xác thôi mà. Tất nhiên việc muốn trở thành chuyên nghiệp hay mãi chỉ là nghiệp dư đều là sự lựa chọn của bạn. Trên thực tế, Word cung cấp cho bạn hàng tá tổ hợp phím tắt có thể tối ưu hóa những tác vụ thông dụng và xử lý các vấn đề thường gặp.
Microsoft Word dường như lấy cảm hứng từ những trang giấy trắng hàng ngày (hãy thử chiêm ngưỡng giao diện của Word mà xem). Tuy nhiên, trang giấy trắng này được trang bị những ưu thế vượt trội do các phương tiện điện tử mang lại, cho phép bạn trở nên linh hoạt hơn nhiều lần. Tất cả những gì bạn làm chỉ là những cú nhấn phím đơn giản. Dưới đây là 10 lối tắt khi sử dụng Word giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong các thao tác hàng ngày:

Lưu tức thì​

Là một trong những phím tắt đơn giản nhất, nhưng lại quan trọng bậc nhất trong quá trình làm việc với Word. Ai cũng có cho mình những ký ức đau buồn liên quan đến câu chuyện về 1 (hoặc một số) tài liệu cực kỳ quan trọng mình đã phải lao tâm khổ tứ đêm ngày, đến lúc sắp hái trái ngọt thì bị một cú cúp điện hoặc sập hệ thống cướp mất. Đúng rồi đấy, ai cũng đã từng tự nguyền rủa bản thân chỉ vì chủ quan mà mọi nỗ lực đêm ngày đổ sông đổ biển không cách nào vớt lên được. Và may mắn thay, có một phím tắt rất đơn giản và dễ nhớ nhằm khắc phục sự cố này.
Nhấn tổ hợp phím: Control (Ctrl) + “S” có tác dụng kích hoạt tự động lưu tài liệu đang soạn thảo. Tổ hợp Ctrl + S đã khởi nguồn cho một sự thay đổi tinh tế. Có thể bạn sẽ bỏ lỡ tín hiệu nhấp nháy đi kèm cùng ghi chú tạm thời xác nhận tài liệu đã được lưu nếu bạn không chú ý. Tuy nhiên, hãy cứ yên tâm rằng tiến trình công việc của bạn đã được lưu lại rồi. Ngoại lệ duy nhất có thể gặp phải là nếu tài liệu của bạn chưa bao giờ được lưu trước đây. Trong trường hợp đó, tùy chọn Save as sẽ xuất hiện, nhắc nhở bạn đặt tên và lưu lại phần công việc đã soạn thảo của mình.

Thay đổi kiểu chữ thường, chữ hoa của văn bản​

Bạn đã bao giờ gõ ra một chuỗi từ, rồi sau đó nhận ra sự thật là một số hoặc tất cả ký tự cần phải được viết hoa chưa? Nếu trong quá trình viết bài, bạn muốn thay đổi phông chữ hoặc tô màu văn bản thì đó là một vấn đề rất đơn giản. Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh kích thước văn bản hoặc hướng của trang giấy. Hầu hết trong mọi trường hợp bạn đều có thể tìm ra phương án đơn giản để điều chỉnh văn bản của mình mà không phải tốn công sức tìm kiếm quá lâu. Thế nhưng lại không có cách nào trực quan để mô tả cách bạn giữ nguyên văn bản trong khi thay đổi kiểu chữ thường hoặc chữ hoa.
Đánh dấu phần văn bản bạn muốn điều chỉnh và giữ phím Shift hoặc phím Caps Lock có vẻ như sẽ có tác dụng, nhưng thực tế thì không phải vậy. Bạn sẽ được thông cảm nếu thốt lên: thực sự không có cách nào khác ngoài việc phải xóa hết và gõ lại từ đầu; tuy nhiên bạn sai rồi, có một phím tắt sẽ giúp bạn đấy. Bạn chỉ cần bôi đen phần văn bản muốn điều chỉnh, nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + A sẽ thay đổi văn bản từ chữ hoa thành chữ thường và ngược lại. Thay phím A bằng phím K sẽ cho kết quả tương tự, chỉ khác là văn bản viết hoa sẽ trở nên bé hơn. Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F3 để luân phiên xoay vòng tùy chọn giữa không viết hoa, viết hoa chữ cái đầu tiên mỗi câu, và viết hoa tất cả.

Lựa chọn chính xác văn bản​

Trước khi bạn có thể điều chỉnh kiểu chữ thường, chữ hoa của văn bản, đầu tiên bạn phải chọn và lựa chọn chính xác văn bản đó đã. Đôi khi việc đó trở nên tốn công sức hơn cần thiết. Nếu con chuột của bạn trở chứng và bạn gặp phiền toái khi đánh dấu chính xác phần văn bản muốn lựa chọn thì bàn phím sẽ cho bạn một giải pháp đấy.
Một khi bạn đã có con trỏ tại đúng vị trí, bạn có thể nhấn tổ hợp Shift + (phím mũi tên phải) để chọn từng ký tự một. Sử dụng phím mũi tên trái cũng sẽ cho kết quả tương tự, chỉ khác là con trỏ chạy ngược lại so với điểm xuất phát. Nếu di chuyển từng ký tự còn chậm, bạn có thể sử dụng tổ hợp Ctrl + Shift + (phím mũi tên) để áp dụng luôn với từng từ cho nhanh.
Bạn có thể lựa chọn cả một dòng tại một thời điểm bằng cách nhấn tổ hợp phím Shift + (mũi tên lên hoặc xuống). Vẫn chưa đủ nhanh ư? Vậy thì nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + (mũi tên lên hoặc xuống) và bạn sẽ chọn được cả một đoạn văn bản. Shift + (phím mũi tên) giúp bạn một chút, thêm phím Ctrl vào và bạn sẽ đi xa thêm 1 chút nữa. Và nếu muốn lựa chọn toàn bộ văn bản, Ctrl + A sẽ là tổ hợp tối thượng.
Nếu bạn đang tìm cách để điều hướng và đánh dấu đơn giản hơn nữa, bỏ phím Shift đi bằng cách nhấn F8. Giờ đây, bạn có thể đánh dấu bằng các phím mũi tên mà không cần phải giữ thêm bất cứ phím nào khác. Một khi đã hoàn tất, chỉ việc nhấn phím Escape.

Sửa đổi kiểu văn bản​

Chỉ với 26 chữ cái và một số dấu câu là đã đủ để bạn nói và viết. Những ký tự quen thuộc này đã phục vụ chúng ta đắc lực trong suốt một thời gian dài, nhưng sự thật thì ngôn ngữ luôn thay đổi. Trên thực tế, bảng chữ cái tiếng Anh từng có đến 32 chữ cái, 6 chữ cái trong số chúng đã dần biến mất trong vài trăm năm qua.
Đôi khi chúng ta cần sử dụng ngôn ngữ theo những cách độc đáo hơn để phục vụ truyền tải thông điệp, nhưng bạn không nhất thiết phải phô diễn toàn bộ ngôn từ trong kho vũ khí ngôn ngữ của mình để hiện thực hóa điều đó. Word cung cấp một menu đầy đủ các tùy chọn tùy chỉnh văn bản nếu bạn biết vị trí để tìm kiếm. Tổ hợp phím Ctrl + D sẽ mở ra menu về phông chữ, cho phép bạn tiếp tục truy cập vào menu hiệu ứng của văn bản, trong đó bao gồm từ các hiệu ứng thường thấy như in đậm, in nghiêng cho đến các hiệu ứng hiếm gặp hơn như gạch ngang. Khi đã vào menu phông chữ, nhấn tiếp “V” để mở ra mục menu nâng cao, cho phép bạn tiếp tục điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự cùng các yếu tố khác.

Tìm và thay thế​

Nếu bạn là người đang quan tâm đến việc học các mẹo sử dụng Microsoft Word, hẳn là bạn phải viết lách nhiều hơn người bình thường. Tác phẩm của bạn rất tuyệt vời, nhưng khi bạn cần tìm thứ gì đó bạn đã viết vài tuần trước hoặc vài tháng trước hiện đang bị chôn vùi trong một núi văn bản, thì đây chính là lúc vấn đề lộ rõ.
Tùy vào thể loại văn bản bạn đang soạn, đôi khi bạn có thể cần tìm một chuỗi từ cụ thể, hoặc cũng có thể bạn cần xem lại số lần bạn đã sử dụng 1 từ nào đó trong tài liệu. Đây có thể trở thành một vấn đề hóc búa nếu bạn đang hoa mắt vì phải nhìn chăm chăm vào vài trăm trang tài liệu để mò mẫm.
Và đây là giải pháp: tổ hợp phím tắt Ctrl + “F” mở ra một cửa sổ tìm kiếm sẽ sục sạo khắp tài liệu của bạn để tìm ra bất cứ thứ gì bạn muốn, miễn là bạn nhập nó vào trường tìm kiếm. Ok đã giải quyết xong khâu tìm kiếm. Chúng ta đến phần khó hơn, đó là sửa chữa. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bàng hoàng phát hiện bạn đã sử dụng tên của ai đó trong bài viết của mình vài chục lần, và lần nào cũng bị sai chính tả; hoặc bạn nổi hứng muốn thay tên đổi họ cho một nhân vật trong tác phẩm sử thi viễn tưởng khổng lồ? Việc phải rà soát từng cái tên rồi lần lượt sửa lại xem ra là một cơn ác mộng mà chẳng ai muốn mơ cả, và may mắn thay, bạn hoàn toàn có thể tránh xa khỏi giấc mộng tăm tối này. Nhấn tổ hợp phím Shift + “H” sẽ truy cập vào menu Tìm và Thay thế (theo Microsoft). Bây giờ bạn có thể chỉ đích danh từ bạn muốn thay đổi và từ mới sẽ thế chỗ, rồi sửa lại toàn bộ chỉ với 1 thao tác.

Hoàn tác ​

Trong cuộc sống, ai trong chúng ta đôi lúc cũng đều phải mắc sai lầm; và điều đó thường đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ phải sống với những hậu quả không thể đảo ngược đến từ những hành động sai lầm đó. Điều tương tự cũng xảy ra trong không gian kỹ thuật số. Người ta nói rằng Interner là mãi mãi, nhưng trong thế giới Word, hầu hết mọi thứ đều có thể được hoàn tác.
Bạn đã từng gặp phải tình cảnh khủng khiếp này chưa: bạn đi uống cà phê, nhưng quên không khóa máy tính lại. Khi trở về, bạn thấy toàn bộ tài liệu đang soạn thảo của bạn đã được thay thế bằng một chuỗi các ký tự lộn tùng phèo, kèm với đó là vẻ mặt tự hào trên khuôn mặt con mèo nhà bạn như thể nếu nói được nó sẽ thốt lên: “Thấy tao giỏi chưa sen?”. Nếu chả may gặp phải tình cảnh này thì khoan hãy vội bán mèo, có một cách hòa bình hơn để khắc phục. Hãy nhấn tổ hợp phím Shift + Z để quay trở lại ngay hành động mới đây nhất. Nếu chưa đủ, bạn cứ tiếp tục nhấn cho đến khi bạn khôi phục lại được văn bản bị mất của mình.
Sẵn tiện đây, bạn hãy dành ra một chút thời gian để làm quen với những người bạn tri kỷ của tổ hợp Ctrl + Z: những tổ hợp chức năng điều khiển cơ bản khác như Ctrl + C giúp sao chép phần văn bản được đánh dấu, Ctrl + X giúp vừa sao chép vừa cắt phần văn bản, rồi chúng ta có tổ hợp Ctrl + V giúp dán phần văn bản. Và, trong 1 trường hợp rất hiếm khi xảy ra nhưng không thể tránh khỏi, đó là khi bạn biết việc hoàn tác một lỗi sai mới chính là điều sai lầm, khi đó tổ hợp Ctrl + Y sẽ cho phép bạn hoàn tác lại thao tác hoàn tác vừa mới xảy ra.

Điều khiển ribbon bằng bàn phím​

Hầu hết các phím tắt được đề cập trong bài viết đều dễ nhớ và việc vận dụng chúng vào sử dụng hàng ngày sẽ khiến các tác vụ thông thường trở nên hiệu quả hơn. Dĩ nhiên những phím tắt này không thay đổi được toàn cục, nhưng chúng có vai trò khiến cho các tác vụ trơn tru và tiện dụng hơn. Trái lại, các nút điều khiển ribbons sẽ ngăn thảm họa nổ ra nếu chuột của bạn bị hỏng vào thời điểm quan trọng.
Một con chuột máy tình tốt cũng giống như ngón chân út đang bầm tím của bạn – bạn sẽ không biết nó quan trọng đến mức nào cho đến khi nó hoạt động chệch choạc và rồi bạn thấy mình tập tễnh khi cần chạy nhảy. Trong Microsoft Word, có rất nhiều điều bạn vẫn có thể làm mà không cần đến con chuột nếu bạn biết nhấn các phím phù hợp. Trong tình huống này, phím Alt sẽ là chìa khóa dẫn bạn đến với vương quốc ribbons. Nhấn và thả phím Alt sẽ mở ra một loạt các khối chữ cái đậm màu xuất hiện trên các phần khác nhau của thanh menu phía trên màn hình (theo Microsoft). Nhấn các phím được chỉ định và làm theo các bước có thể giúp bạn thực hiện hầu hết các chức năng theo menu của Word.
Cách làm này hoàn toàn không hiệu quả bằng nếu bạn đã quen với việc kết hợp sử dụng cả chuột cả bàn phím, bạn có thể phải làm nhiều việc hơn để hoàn thành các tác vụ đơn giản. Nhưng hình dung xem, khi động cơ của chiếc thuyền bạn đang ngồi biến mất thì một mái chèo tốt sẽ tạo nên sự khác biệt. Bộ điều khiển ribbons ít nhất là vẫn giữ cho bạn ở trên mặt nước.

Tìm vị trí gần đây nhất​

Các tác giả làm việc với những bộ tiểu thuyết, tài liệu nghiên cứu hoặc các tài liệu đồ sộ khác (nhất là với loại tài liệu bạn có thể viết và sửa đổi nhiều lần) phải thường xuyên đối phó với việc mất vị trí của họ trong các tài liệu kỹ thuật số dài hàng trăm trang. Điều đó có thể gây ra rất nhiều phiền toái, bởi vì tiến độ chung của các dự án lớn đều đòi hỏi cố gắng phối hợp trên từng phần, từng đoạn tài liệu cụ thể.
Tồi tệ hơn nữa là bạn hoàn toàn không có một cái đánh dấu trang để nhắc nhở bạn vị trí gần nhất bạn đã làm việc (và dĩ nhiên việc in toàn bộ phần công việc bạn đang tiến hành là không khả thi). Tuy nhiên bạn có thể thử cách sau:
Tổ hợp Shift + F5 sẽ kích hoạt chức năng Go Back, chức năng này dựa trên một vài dấu trang kỹ thuật số ẩn được gọi là PrevSel1 và PrevSel2, liên tục được thêm vào tài liệu của bạn khi bạn thực hiện thay đổi. Tổ hợp phím này giúp bạn neo đến các điểm đó để đưa bạn trở lại vị trí cuối cùng bạn đã thay đổi trong tài liệu. Tiếp tục nhấn tổ hợp phím và bạn sẽ quay vòng qua 3 điểm cuối cùng đã được chỉnh sửa. Điều quan trọng là tổ hợp phím này khác với chức năng "pickup where you left off" được giới thiệu trong Word 2013. Chức năng này sẽ đưa bạn trở lại nơi cuối cùng bạn đang đọc, không phải nơi cuối cùng bạn đã thay đổi. Kết hợp cả hai chức năng này lại với nhau, rồi bạn sẽ có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.

Tách cửa sổ​

Việc tách cửa sổ trong Microsoft Word hơi khác thường, nhưng nó cũng có thể khá tiện, đặc biệt trong trường hợp cần duyệt sửa văn bản. Chúng ta có thể truy cập chức năng này trong menu ở phần đỉnh màn hình bằng cách nhấn vào View and Split – nhưng hãy tiếp tục giả định con chuột bị vô hiệu hóa, và chúng ta lại tiếp tục bàn về các phím tắt.
Nếu bạn nhấn tổ hợp Alt + Shift + S, tài liệu của bạn sẽ bị cắt làm đôi theo chiều ngang, bạn sẽ kiểm soát cả 2 phần của màn hình bị chia nhỏ và mỗi màn hình đều hiển thị cùng 1 tài liệu. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong một phiên bản của tài liệu sẽ xuất hiện ngay lập tức trong phiên bản kia. Nếu một câu biến mất trong màn hình này, nó cũng sẽ chết ở màn hình kia. Giống phim Ma Trận nhỉ?
Điều này có thể hữu ích trong trường hợp bạn cần xem hai phần của tài liệu cùng một lúc mà không cần phải cuộn qua lại hoặc tạo các bản sao bổ sung bên cạnh nhau để xem. Hơn nữa, tính năng này khiến việc soạn thảo ít mang tính công việc hơn mà cứ như đang chơi điện tử vậy.

Mã ASCII ​

Bàn phím của bạn chứa hầu hết các ký tự bạn cần để giao tiếp. Vô số bài phát biểu, bài thơ, và cả sử thi nữa đã được viết (đúng hơn là được gõ) chỉ bằng cách sử dụng các biểu tượng trên bàn phím. Thế nhưng đó không phải là toàn bộ mọi thứ của ngôn ngữ tiếng Anh, thậm chí cũng không phải là toàn bộ những gì Word có thể làm.
Nếu bạn cần một dấu gạch ngang hoặc một biểu tượng bản quyền, bạn nhận ra rằng bạn phím đáng tin cậy của mình không có những ký hiệu này và cần phải tìm kiếm ở một nơi khác. Bạn có thể truy cập vào menu ký tự đặc biệt theo lối cũ, bằng cách nhấn vào Insert, Symbol, More Symbols, và Special Characters. Nhưng tại sao phải mất công ghi nhớ trình tự rắc rối đến thế trong khi bạn chỉ cần một vài cú nhấp chuột là có thể lôi các ký tự bạn cần lên rồi?
Bạn có thể đạt được kết quả tương tự một cách nhanh hơn nhiều bằng cách sử dụng mã ASCII. ASCII viết tắt cho American Standard Code of Information Interchange, đại diện cho một loạt các ký tự - cả ký tự đặc biệt và các ký tự khác – với một chuỗi số gồm 4 chữ số. Có hàng trăm ký tự khác nhau, từ dấu ngã (~) đến dấu nhãn hiệu (™) và bạn đừng mong là có thể nhớ hết được chúng, tuy nhiên việc nhận dạng các biểu tượng bạn thường sử dụng và khắc ghi mã của chúng vào bộ nhớ có thể giúp gánh nặng của bạn vơi bớt đi một ít đấy.
Mỗi biểu tượng – bạn có thể tìm thấy một danh sách đầy đủ từ ASCII-Code – có một số liên quan từ 1 đến 255. Mã cho mỗi ký hiệu là Alt + một chuỗi số gồm bốn chữ số. Đối với số 36, một ký hiệu của tiền mệnh giá đô la, bạn sẽ phải nhập Alt + 0036, ...v.v…
Tham khảo: SlashGear
>> Đừng mua Microsoft Word! Đây là 5 lý do để bạn sử dụng Office Online để thay thế