Rumi
Intern Writer
Trong thế giới email ngày nay, việc quản lý hộp thư đến đôi khi trở thành một cuộc chiến không hồi kết. Dù Gmail vẫn là lựa chọn hàng đầu của nhiều người, nhưng Outlook của Microsoft cũng đang dần khẳng định vị thế của mình với nhiều tính năng mạnh mẽ, thậm chí có những điểm vượt trội. Điều thú vị là, không ít tính năng hữu ích trong Outlook lại không được bật mặc định, khiến chúng ta bỏ lỡ những công cụ đắc lực để biến hộp thư đến từ một mớ hỗn độn thành một không gian làm việc hiệu quả.
Theo Lifehacker, sau hơn một thập kỷ sử dụng Outlook, có những "mẹo vặt" mà chúng ta nên biết để tối ưu hóa trải nghiệm của mình.
Đầu tiên, hãy cùng nhau bảo vệ quyền riêng tư khỏi những "con mắt tò mò" của các công ty. Nhiều tổ chức thường sử dụng "pixel theo dõi" ẩn trong email để biết liệu bạn đã mở thư của họ hay chưa. Mặc dù Outlook có những cài đặt bảo vệ cơ bản, nhưng chúng ta có thể tăng cường thêm bằng cách vào `Outlook.com`, đăng nhập, chọn biểu tượng bánh răng cưa ở góc trên bên phải để mở cài đặt. Sau đó, tìm đến `Mail > Junk email`. Trong phần "Security options", hãy chọn `Block attachments, pictures, and links from anyone not in my Safe senders and domains list`.
Cài đặt này có thể yêu cầu bạn phải tự tay kiểm duyệt những người gửi email, nhưng đây là công cụ tốt nhất để chống lại việc theo dõi email, lừa đảo (phishing) và các âm mưu lừa đảo khác. Để tăng cường thêm một lớp bảo vệ, bạn có thể vào `Outlook settings > Mail > Layout` và chọn `Don't show sender images`. Tương tự, trong tab `Message handling` cùng trang cài đặt, hãy bỏ chọn `For shopping-related messages show a sender logo and relevant links in the message header`.
Tiếp theo, để đảm bảo những email quan trọng không bao giờ bị lạc vào mục thư rác, chúng ta nên tận dụng tính năng "Safe senders". Danh sách này cho phép bạn thêm những người gửi đáng tin cậy vào danh bạ. Email từ họ sẽ không bị gửi vào spam và không bị hạn chế bởi các quy tắc như chặn liên kết hay tệp đính kèm. Điều này cực kỳ hữu ích cho những email quan trọng như sao kê ngân hàng hay phiếu lương. Để thiết lập, bạn chỉ cần vào `Outlook settings > Mail > Junk email > Add safe sender`. Bạn cũng có thể chọn tab `Safe mailing lists` để thêm các danh sách gửi thư (newsletter) yêu thích hoặc các thông báo an toàn từ công ty vào danh sách này.
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Outlook là "Sweep", giúp tự động dọn dẹp hộp thư đến. Nó sẽ kiểm tra email từ những người gửi cụ thể và thực hiện các hành động bạn đã chỉ định. Ví dụ, nếu ngân hàng gửi email cho mỗi giao dịch thẻ tín dụng, bạn có thể dùng Sweep để chỉ giữ lại email giao dịch trong 10 ngày gần nhất và lưu trữ phần còn lại. Để thiết lập, hãy chọn bất kỳ email nào trong hộp thư đến, sau đó chọn tab `Home` ở đầu trang trong ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc web. Chọn `Sweep`, một cửa sổ bật lên sẽ hỏi bạn muốn làm gì với email từ người gửi đó. Có bốn tùy chọn chính:
* Di chuyển tất cả tin nhắn khỏi thư mục Hộp thư đến.
* Di chuyển tất cả tin nhắn khỏi thư mục Hộp thư đến và mọi tin nhắn trong tương lai.
* Luôn giữ tin nhắn mới nhất và di chuyển phần còn lại khỏi thư mục Hộp thư đến.
* Luôn di chuyển tin nhắn cũ hơn 10 ngày khỏi thư mục Hộp thư đến.
Bạn cũng có thể chọn thư mục đích để di chuyển các tin nhắn này, thường là thư mục Lưu trữ (Archive) hoặc Mục đã xóa (Deleted Items). Tính năng này hoạt động rất hiệu quả và bạn có thể thay đổi hoặc xóa các quy tắc Sweep bất cứ lúc nào bằng cách vào `Outlook settings > Mail > Sweep`.
Để tăng tốc độ xử lý email trên thiết bị di động, ứng dụng Outlook hỗ trợ các cử chỉ vuốt. Bạn có thể vuốt sang trái hoặc phải để lưu trữ, xóa hoặc báo cáo email. Chúng ta hoàn toàn có thể tùy chỉnh các cử chỉ này theo nhu cầu của mình. Chỉ cần vào `Outlook settings` trong ứng dụng di động, sau đó điều hướng đến `Email > Swipe Options`. Tại đây, bạn có thể chọn hành động cho mỗi lần vuốt sang phải hoặc trái, ví dụ như xóa, lưu trữ, gắn cờ/bỏ gắn cờ, đánh dấu đã đọc/chưa đọc, tạm ẩn hoặc đọc và lưu trữ.
Trên ứng dụng Outlook dành cho máy tính và web, bạn có thể vào `Outlook settings > Mail > Customize actions`. Điều này cho phép bạn cấu hình cử chỉ vuốt (đối với máy tính xách tay có màn hình cảm ứng) và các hành động nhanh (quick actions) – những nút xuất hiện trên mỗi email trong hộp thư đến. Chẳng hạn, bạn có thể thay thế nút "Pin" bằng "Archive" nếu không bao giờ ghim email. Mỗi email có thể có tối đa bốn hành động.
Một vấn đề quan trọng khác là quyền riêng tư và dữ liệu. Để tắt Copilot AI và vô hiệu hóa việc thu thập dữ liệu của Microsoft, bạn hãy vào `Settings > Copilot` trong ứng dụng Outlook trên di động, máy tính hoặc web, sau đó tắt `Turn on Copilot`. Điều này sẽ vô hiệu hóa gần như tất cả các tính năng AI trong ứng dụng. Bạn cũng nên vào `Outlook settings > Mail > Smart suggestions` và tắt `Show suggested replies`.
Microsoft cũng thu thập khá nhiều dữ liệu và kích hoạt các dịch vụ AI trong tài khoản Outlook của bạn. Nếu muốn tắt chúng, hãy đến `Outlook settings > Mail > Privacy and data > Privacy settings`. Tắt tất cả các tùy chọn trên trang này để vô hiệu hóa việc thu thập dữ liệu chẩn đoán tùy chọn, ngăn Microsoft phân tích email của bạn cho "trải nghiệm được kết nối" và vô hiệu hóa nội dung trực tuyến liên kết với email trong hộp thư đến. Bạn cũng có thể chọn `Delete history` để xóa lịch sử tìm kiếm khỏi Outlook. Đồng thời, hãy vào `Mail > Compose and reply` và tắt `Microsoft Edge Autofill`. Tính năng này cho phép Microsoft Edge tự động điền thông tin từ hộp thư đến Outlook của bạn, đặc biệt là thông tin chuyến bay, có thể hữu ích cho người dùng Edge nhưng không cần thiết với những ai không dùng trình duyệt này.
Trong quá trình tìm hiểu, mình đã phát hiện ra một tính năng ẩn cực kỳ hữu ích của Outlook: hủy đăng ký hàng loạt email rác. Tính năng này liệt kê tất cả các đăng ký trong hộp thư đến của bạn và cho phép bạn hủy đăng ký khỏi tất cả chúng mà không cần mở từng email. Để thử, hãy vào `Outlook settings > Mail > Subscriptions`. Nhấp vào nút `Unsubscribe` bên cạnh bất kỳ danh sách nào, và Outlook sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Nếu bạn là người dùng Gmail quen thuộc, chắc hẳn sẽ thấy các phím tắt của Outlook hơi khác biệt. Ví dụ, "Ctrl-N" mở một email mới trong Outlook, trong khi ở Gmail là "C". Tin tốt là bạn có thể sử dụng các phím tắt của Gmail ngay trong Outlook để tiết kiệm thời gian. Điều này rất tiện lợi vì hầu hết chúng ta đều có Gmail là tài khoản email chính. Để thiết lập, hãy vào `Outlook settings > General > Accessibility > Keyboard shortcuts`. Chọn `Gmail`, và bạn đã sẵn sàng. Google có liệt kê tất cả các phím tắt của Gmail tại đây nếu bạn cần xem lại.
Để tăng cường hiệu quả công việc, tính năng "Quick steps" của Outlook cho phép bạn thực hiện nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể thiết lập để đánh dấu email đã đọc và lưu trữ cùng lúc. Để làm điều này, hãy vào `Outlook settings > Mail > Quick steps`. Đặt tên cho Quick step của bạn, chọn một hành động như `Mark as read`, sau đó nhấp vào nút `Add another action`. Bây giờ bạn có thể chọn `Move to`, tiếp theo là `Archive`. Trên cùng trang đó, bạn có thể thêm một phím tắt cho hành động này và nhấp `Save`. Đây chỉ là một ví dụ cơ bản; bạn có thể thiết lập bất kỳ quy trình làm việc đa bước nào phù hợp với nhu cầu của mình, bao gồm phân loại email, biến email thành nhiệm vụ hoặc tắt tiếng một cuộc trò chuyện email.
Ai trong chúng ta cũng từng hối hận vì đã gửi một email quá vội vàng. Tính năng "undo send" (hoàn tác gửi) đã có sẵn trong Gmail, nhưng trong Outlook, bạn cần bật nó thủ công. Hãy vào `Outlook settings > Mail > Compose and reply > Undo send`. Sử dụng thanh trượt để đặt thời gian từ 0 đến 30 giây, đây là khoảng thời gian bạn có để dừng việc gửi một email mà bạn đã lỡ viết sai chính tả tên của mình.
Cuối cùng, để tập trung vào những email thực sự dành cho mình, bạn có thể cấu hình bộ lọc email của Outlook. Tính năng quy tắc (rules) cho phép bạn lọc các tin nhắn mà bạn chỉ được đánh dấu trong trường Cc hoặc Bcc. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào các email được gửi trực tiếp cho mình và di chuyển phần còn lại vào một thư mục khác. Để thiết lập, hãy vào `Outlook settings > Mail > Rules`, và chọn `Add new rule`. Đặt tên cho quy tắc này, chọn `I'm not on the To line` làm điều kiện. Trong trường hành động, chọn `Move to`, và chọn một thư mục. Chọn `Stop processing more rules` để tránh xung đột quy tắc và nhấp `Save`. Giờ đây, tất cả các email mà bạn chỉ ở trong Cc hoặc Bcc sẽ được chuyển đến thư mục mới, giữ cho hộp thư đến của bạn chỉ dành riêng cho các tin nhắn trực tiếp.
Theo Lifehacker, sau hơn một thập kỷ sử dụng Outlook, có những "mẹo vặt" mà chúng ta nên biết để tối ưu hóa trải nghiệm của mình.
Đầu tiên, hãy cùng nhau bảo vệ quyền riêng tư khỏi những "con mắt tò mò" của các công ty. Nhiều tổ chức thường sử dụng "pixel theo dõi" ẩn trong email để biết liệu bạn đã mở thư của họ hay chưa. Mặc dù Outlook có những cài đặt bảo vệ cơ bản, nhưng chúng ta có thể tăng cường thêm bằng cách vào `Outlook.com`, đăng nhập, chọn biểu tượng bánh răng cưa ở góc trên bên phải để mở cài đặt. Sau đó, tìm đến `Mail > Junk email`. Trong phần "Security options", hãy chọn `Block attachments, pictures, and links from anyone not in my Safe senders and domains list`.
Cài đặt này có thể yêu cầu bạn phải tự tay kiểm duyệt những người gửi email, nhưng đây là công cụ tốt nhất để chống lại việc theo dõi email, lừa đảo (phishing) và các âm mưu lừa đảo khác. Để tăng cường thêm một lớp bảo vệ, bạn có thể vào `Outlook settings > Mail > Layout` và chọn `Don't show sender images`. Tương tự, trong tab `Message handling` cùng trang cài đặt, hãy bỏ chọn `For shopping-related messages show a sender logo and relevant links in the message header`.
Tiếp theo, để đảm bảo những email quan trọng không bao giờ bị lạc vào mục thư rác, chúng ta nên tận dụng tính năng "Safe senders". Danh sách này cho phép bạn thêm những người gửi đáng tin cậy vào danh bạ. Email từ họ sẽ không bị gửi vào spam và không bị hạn chế bởi các quy tắc như chặn liên kết hay tệp đính kèm. Điều này cực kỳ hữu ích cho những email quan trọng như sao kê ngân hàng hay phiếu lương. Để thiết lập, bạn chỉ cần vào `Outlook settings > Mail > Junk email > Add safe sender`. Bạn cũng có thể chọn tab `Safe mailing lists` để thêm các danh sách gửi thư (newsletter) yêu thích hoặc các thông báo an toàn từ công ty vào danh sách này.
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Outlook là "Sweep", giúp tự động dọn dẹp hộp thư đến. Nó sẽ kiểm tra email từ những người gửi cụ thể và thực hiện các hành động bạn đã chỉ định. Ví dụ, nếu ngân hàng gửi email cho mỗi giao dịch thẻ tín dụng, bạn có thể dùng Sweep để chỉ giữ lại email giao dịch trong 10 ngày gần nhất và lưu trữ phần còn lại. Để thiết lập, hãy chọn bất kỳ email nào trong hộp thư đến, sau đó chọn tab `Home` ở đầu trang trong ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc web. Chọn `Sweep`, một cửa sổ bật lên sẽ hỏi bạn muốn làm gì với email từ người gửi đó. Có bốn tùy chọn chính:
* Di chuyển tất cả tin nhắn khỏi thư mục Hộp thư đến.
* Di chuyển tất cả tin nhắn khỏi thư mục Hộp thư đến và mọi tin nhắn trong tương lai.
* Luôn giữ tin nhắn mới nhất và di chuyển phần còn lại khỏi thư mục Hộp thư đến.
* Luôn di chuyển tin nhắn cũ hơn 10 ngày khỏi thư mục Hộp thư đến.
Bạn cũng có thể chọn thư mục đích để di chuyển các tin nhắn này, thường là thư mục Lưu trữ (Archive) hoặc Mục đã xóa (Deleted Items). Tính năng này hoạt động rất hiệu quả và bạn có thể thay đổi hoặc xóa các quy tắc Sweep bất cứ lúc nào bằng cách vào `Outlook settings > Mail > Sweep`.
Để tăng tốc độ xử lý email trên thiết bị di động, ứng dụng Outlook hỗ trợ các cử chỉ vuốt. Bạn có thể vuốt sang trái hoặc phải để lưu trữ, xóa hoặc báo cáo email. Chúng ta hoàn toàn có thể tùy chỉnh các cử chỉ này theo nhu cầu của mình. Chỉ cần vào `Outlook settings` trong ứng dụng di động, sau đó điều hướng đến `Email > Swipe Options`. Tại đây, bạn có thể chọn hành động cho mỗi lần vuốt sang phải hoặc trái, ví dụ như xóa, lưu trữ, gắn cờ/bỏ gắn cờ, đánh dấu đã đọc/chưa đọc, tạm ẩn hoặc đọc và lưu trữ.
Trên ứng dụng Outlook dành cho máy tính và web, bạn có thể vào `Outlook settings > Mail > Customize actions`. Điều này cho phép bạn cấu hình cử chỉ vuốt (đối với máy tính xách tay có màn hình cảm ứng) và các hành động nhanh (quick actions) – những nút xuất hiện trên mỗi email trong hộp thư đến. Chẳng hạn, bạn có thể thay thế nút "Pin" bằng "Archive" nếu không bao giờ ghim email. Mỗi email có thể có tối đa bốn hành động.
Một vấn đề quan trọng khác là quyền riêng tư và dữ liệu. Để tắt Copilot AI và vô hiệu hóa việc thu thập dữ liệu của Microsoft, bạn hãy vào `Settings > Copilot` trong ứng dụng Outlook trên di động, máy tính hoặc web, sau đó tắt `Turn on Copilot`. Điều này sẽ vô hiệu hóa gần như tất cả các tính năng AI trong ứng dụng. Bạn cũng nên vào `Outlook settings > Mail > Smart suggestions` và tắt `Show suggested replies`.
Microsoft cũng thu thập khá nhiều dữ liệu và kích hoạt các dịch vụ AI trong tài khoản Outlook của bạn. Nếu muốn tắt chúng, hãy đến `Outlook settings > Mail > Privacy and data > Privacy settings`. Tắt tất cả các tùy chọn trên trang này để vô hiệu hóa việc thu thập dữ liệu chẩn đoán tùy chọn, ngăn Microsoft phân tích email của bạn cho "trải nghiệm được kết nối" và vô hiệu hóa nội dung trực tuyến liên kết với email trong hộp thư đến. Bạn cũng có thể chọn `Delete history` để xóa lịch sử tìm kiếm khỏi Outlook. Đồng thời, hãy vào `Mail > Compose and reply` và tắt `Microsoft Edge Autofill`. Tính năng này cho phép Microsoft Edge tự động điền thông tin từ hộp thư đến Outlook của bạn, đặc biệt là thông tin chuyến bay, có thể hữu ích cho người dùng Edge nhưng không cần thiết với những ai không dùng trình duyệt này.
Trong quá trình tìm hiểu, mình đã phát hiện ra một tính năng ẩn cực kỳ hữu ích của Outlook: hủy đăng ký hàng loạt email rác. Tính năng này liệt kê tất cả các đăng ký trong hộp thư đến của bạn và cho phép bạn hủy đăng ký khỏi tất cả chúng mà không cần mở từng email. Để thử, hãy vào `Outlook settings > Mail > Subscriptions`. Nhấp vào nút `Unsubscribe` bên cạnh bất kỳ danh sách nào, và Outlook sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Nếu bạn là người dùng Gmail quen thuộc, chắc hẳn sẽ thấy các phím tắt của Outlook hơi khác biệt. Ví dụ, "Ctrl-N" mở một email mới trong Outlook, trong khi ở Gmail là "C". Tin tốt là bạn có thể sử dụng các phím tắt của Gmail ngay trong Outlook để tiết kiệm thời gian. Điều này rất tiện lợi vì hầu hết chúng ta đều có Gmail là tài khoản email chính. Để thiết lập, hãy vào `Outlook settings > General > Accessibility > Keyboard shortcuts`. Chọn `Gmail`, và bạn đã sẵn sàng. Google có liệt kê tất cả các phím tắt của Gmail tại đây nếu bạn cần xem lại.
Để tăng cường hiệu quả công việc, tính năng "Quick steps" của Outlook cho phép bạn thực hiện nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể thiết lập để đánh dấu email đã đọc và lưu trữ cùng lúc. Để làm điều này, hãy vào `Outlook settings > Mail > Quick steps`. Đặt tên cho Quick step của bạn, chọn một hành động như `Mark as read`, sau đó nhấp vào nút `Add another action`. Bây giờ bạn có thể chọn `Move to`, tiếp theo là `Archive`. Trên cùng trang đó, bạn có thể thêm một phím tắt cho hành động này và nhấp `Save`. Đây chỉ là một ví dụ cơ bản; bạn có thể thiết lập bất kỳ quy trình làm việc đa bước nào phù hợp với nhu cầu của mình, bao gồm phân loại email, biến email thành nhiệm vụ hoặc tắt tiếng một cuộc trò chuyện email.
Ai trong chúng ta cũng từng hối hận vì đã gửi một email quá vội vàng. Tính năng "undo send" (hoàn tác gửi) đã có sẵn trong Gmail, nhưng trong Outlook, bạn cần bật nó thủ công. Hãy vào `Outlook settings > Mail > Compose and reply > Undo send`. Sử dụng thanh trượt để đặt thời gian từ 0 đến 30 giây, đây là khoảng thời gian bạn có để dừng việc gửi một email mà bạn đã lỡ viết sai chính tả tên của mình.
Cuối cùng, để tập trung vào những email thực sự dành cho mình, bạn có thể cấu hình bộ lọc email của Outlook. Tính năng quy tắc (rules) cho phép bạn lọc các tin nhắn mà bạn chỉ được đánh dấu trong trường Cc hoặc Bcc. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào các email được gửi trực tiếp cho mình và di chuyển phần còn lại vào một thư mục khác. Để thiết lập, hãy vào `Outlook settings > Mail > Rules`, và chọn `Add new rule`. Đặt tên cho quy tắc này, chọn `I'm not on the To line` làm điều kiện. Trong trường hành động, chọn `Move to`, và chọn một thư mục. Chọn `Stop processing more rules` để tránh xung đột quy tắc và nhấp `Save`. Giờ đây, tất cả các email mà bạn chỉ ở trong Cc hoặc Bcc sẽ được chuyển đến thư mục mới, giữ cho hộp thư đến của bạn chỉ dành riêng cho các tin nhắn trực tiếp.
