Nguyễn Văn Sơn✔
Writer
Microsoft 365 gần như đã trở thành bộ công cụ văn phòng mặc định tại rất nhiều cơ quan và doanh nghiệp, từ Word, Excel, PowerPoint đến Outlook, Teams hay lưu trữ đám mây. Nhưng với một chính phủ, sự tiện lợi đi kèm một câu hỏi lớn hơn: Liệu dữ liệu và hoạt động quan trọng của cả bộ máy nhà nước có nên phụ thuộc quá nhiều vào hệ sinh thái của một công ty công nghệ nước ngoài?
Thụy Sĩ đang thử tìm câu trả lời. Chính phủ nước này vừa khởi động chương trình xây dựng một môi trường làm việc số dựa trên phần mềm mã nguồn mở, với khoảng 3.000 nhân viên liên bang dự kiến được sử dụng từ cuối năm 2027. Chi phí cho giai đoạn đầu ước tính khoảng 9 triệu franc Thụy Sĩ. Điều quan trọng là Thụy Sĩ chưa “bỏ Microsoft”: hệ thống mới sẽ hoạt động độc lập nhưng song song với Microsoft 365 trong thời gian thử nghiệm.
Nền tảng được thử nghiệm dựa trên openDesk, một môi trường làm việc mã nguồn mở do Trung tâm Chủ quyền số Đức ZenDiS phát triển. Thay vì phụ thuộc vào một bộ sản phẩm duy nhất, openDesk kết hợp nhiều dự án mã nguồn mở để thay thế những chức năng quen thuộc của Microsoft 365: Collabora Online đảm nhiệm xử lý tài liệu; Open-Xchange cung cấp email và lịch; Nextcloud lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ tệp; Jitsi phục vụ họp trực tuyến; Element đảm nhiệm nhắn tin; ngoài ra còn có các công cụ quản lý dự án, quản trị danh tính và kho tri thức.
Trước khi quyết định mở rộng thử nghiệm, Thụy Sĩ đã cho 172 nhân viên liên bang sử dụng hệ thống trong một nghiên cứu khả thi. Kết quả cho thấy về nguyên tắc, giải pháp mã nguồn mở có thể đáp ứng những công việc văn phòng cơ bản và thậm chí đóng vai trò hệ thống dự phòng cho các quy trình quan trọng nếu Microsoft 365 gặp sự cố. Người thử nghiệm đánh giá khá tích cực các chức năng như xử lý tài liệu và email, dù hệ thống vẫn bộc lộ hạn chế, đáng chú ý là hội nghị truyền hình quy mô lớn. Việc triển khai thực tế cũng còn đòi hỏi đánh giá bảo mật, điều chỉnh nền tảng và đào tạo năng lực vận hành.
Điểm đáng chú ý nhất vì vậy không phải Thụy Sĩ đang tìm một bộ Office miễn phí để tiết kiệm tiền bản quyền. Mục tiêu chính được Chính phủ Thụy Sĩ nêu ra là chủ quyền số: tạo thêm lựa chọn để nhà nước có thể chủ động hơn đối với phần mềm, dữ liệu và hạ tầng phục vụ những hoạt động quan trọng, thay vì đặt toàn bộ hoạt động văn phòng vào một hệ sinh thái duy nhất.
Nếu thử nghiệm với 3.000 người thành công, Thụy Sĩ mới có cơ sở đánh giá chi phí và khả năng triển khai ở quy mô lớn hơn. Chính phủ nước này chưa tuyên bố sẽ thay thế Microsoft 365 trên toàn bộ hệ thống, vì vậy thông tin “54.000 máy tính sẽ chuyển khỏi Microsoft” hiện chưa nên viết như một quyết định đã được thông qua. Thông cáo chính thức chỉ nói kết quả của giai đoạn 3.000 người sẽ được dùng để tính toán chi phí cho khả năng triển khai rộng hơn sau này.
Đáng chú ý, Thụy Sĩ không phải quốc gia duy nhất muốn giảm sự phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft. Trước đó, Trung Quốc cũng đã có những động thái thúc đẩy các cơ quan nhà nước chuyển dần sang phần mềm và hệ điều hành trong nước, trong đó có chủ trương thay thế các bộ phần mềm văn phòng nước ngoài như Microsoft Office bằng những giải pháp nội địa.
Câu chuyện của Trung Quốc và Thụy Sĩ vì thế đặt ra một vấn đề rộng hơn nhiều: trong thời đại dữ liệu trở thành tài sản chiến lược, một quốc gia nên tiện lợi bằng cách tiếp tục phụ thuộc vào các nền tảng công nghệ nước ngoài, hay chấp nhận bỏ tiền và công sức để xây dựng cho mình một phương án có thể tự kiểm soát?
Các phần mềm mã nguồn mở có thể thay thế chức năng của Microsoft 365
Thụy Sĩ đang thử tìm câu trả lời. Chính phủ nước này vừa khởi động chương trình xây dựng một môi trường làm việc số dựa trên phần mềm mã nguồn mở, với khoảng 3.000 nhân viên liên bang dự kiến được sử dụng từ cuối năm 2027. Chi phí cho giai đoạn đầu ước tính khoảng 9 triệu franc Thụy Sĩ. Điều quan trọng là Thụy Sĩ chưa “bỏ Microsoft”: hệ thống mới sẽ hoạt động độc lập nhưng song song với Microsoft 365 trong thời gian thử nghiệm.
Nền tảng được thử nghiệm dựa trên openDesk, một môi trường làm việc mã nguồn mở do Trung tâm Chủ quyền số Đức ZenDiS phát triển. Thay vì phụ thuộc vào một bộ sản phẩm duy nhất, openDesk kết hợp nhiều dự án mã nguồn mở để thay thế những chức năng quen thuộc của Microsoft 365: Collabora Online đảm nhiệm xử lý tài liệu; Open-Xchange cung cấp email và lịch; Nextcloud lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ tệp; Jitsi phục vụ họp trực tuyến; Element đảm nhiệm nhắn tin; ngoài ra còn có các công cụ quản lý dự án, quản trị danh tính và kho tri thức.
Trước khi quyết định mở rộng thử nghiệm, Thụy Sĩ đã cho 172 nhân viên liên bang sử dụng hệ thống trong một nghiên cứu khả thi. Kết quả cho thấy về nguyên tắc, giải pháp mã nguồn mở có thể đáp ứng những công việc văn phòng cơ bản và thậm chí đóng vai trò hệ thống dự phòng cho các quy trình quan trọng nếu Microsoft 365 gặp sự cố. Người thử nghiệm đánh giá khá tích cực các chức năng như xử lý tài liệu và email, dù hệ thống vẫn bộc lộ hạn chế, đáng chú ý là hội nghị truyền hình quy mô lớn. Việc triển khai thực tế cũng còn đòi hỏi đánh giá bảo mật, điều chỉnh nền tảng và đào tạo năng lực vận hành.
Điểm đáng chú ý nhất vì vậy không phải Thụy Sĩ đang tìm một bộ Office miễn phí để tiết kiệm tiền bản quyền. Mục tiêu chính được Chính phủ Thụy Sĩ nêu ra là chủ quyền số: tạo thêm lựa chọn để nhà nước có thể chủ động hơn đối với phần mềm, dữ liệu và hạ tầng phục vụ những hoạt động quan trọng, thay vì đặt toàn bộ hoạt động văn phòng vào một hệ sinh thái duy nhất.
Nếu thử nghiệm với 3.000 người thành công, Thụy Sĩ mới có cơ sở đánh giá chi phí và khả năng triển khai ở quy mô lớn hơn. Chính phủ nước này chưa tuyên bố sẽ thay thế Microsoft 365 trên toàn bộ hệ thống, vì vậy thông tin “54.000 máy tính sẽ chuyển khỏi Microsoft” hiện chưa nên viết như một quyết định đã được thông qua. Thông cáo chính thức chỉ nói kết quả của giai đoạn 3.000 người sẽ được dùng để tính toán chi phí cho khả năng triển khai rộng hơn sau này.
Đáng chú ý, Thụy Sĩ không phải quốc gia duy nhất muốn giảm sự phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft. Trước đó, Trung Quốc cũng đã có những động thái thúc đẩy các cơ quan nhà nước chuyển dần sang phần mềm và hệ điều hành trong nước, trong đó có chủ trương thay thế các bộ phần mềm văn phòng nước ngoài như Microsoft Office bằng những giải pháp nội địa.
Câu chuyện của Trung Quốc và Thụy Sĩ vì thế đặt ra một vấn đề rộng hơn nhiều: trong thời đại dữ liệu trở thành tài sản chiến lược, một quốc gia nên tiện lợi bằng cách tiếp tục phụ thuộc vào các nền tảng công nghệ nước ngoài, hay chấp nhận bỏ tiền và công sức để xây dựng cho mình một phương án có thể tự kiểm soát?
Các phần mềm mã nguồn mở có thể thay thế chức năng của Microsoft 365
| Nhu cầu | Giải pháp mã nguồn mở | Có thể thay thế/tương ứng với | Chức năng chính |
|---|---|---|---|
| Soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu | Collabora Online | Word, Excel, PowerPoint | Soạn thảo tài liệu, bảng tính và trình chiếu trực tiếp trên trình duyệt, hỗ trợ nhiều người cùng làm việc |
| Open-Xchange | Outlook, Exchange | Gửi, nhận và quản lý email trong tổ chức | |
| Lịch, danh bạ, công việc | Open-Xchange | Outlook, Exchange | Quản lý lịch làm việc, danh bạ, lịch hẹn và tác vụ |
| Lưu trữ và chia sẻ tệp | Nextcloud | OneDrive, SharePoint | Lưu trữ, đồng bộ, chia sẻ dữ liệu và cộng tác nhóm |
| Quản lý dự án | OpenProject | Microsoft Project và một phần Planner | Quản lý dự án, nhiệm vụ, tiến độ, kế hoạch và người phụ trách |
| Quản lý tri thức nội bộ | XWiki | SharePoint và các hệ thống Wiki | Xây dựng kho tài liệu, hướng dẫn, quy trình và cơ sở tri thức của tổ chức |
| Họp trực tuyến | Jitsi | Microsoft Teams | Gọi video, âm thanh và tổ chức hội nghị trực tuyến |
| Chat, nhắn tin nhóm | Element/Matrix | Microsoft Teams | Nhắn tin tức thời, trò chuyện nhóm và trao đổi trong tổ chức |
| Quản lý tài khoản và quyền truy cập | Univention | Microsoft Entra ID/Active Directory | Quản lý người dùng, tài khoản, xác thực đăng nhập và phân quyền truy cập |
