Hiện nay trên cả nước, các cán bộ, công nhân viên chức đang tập trung làm VTVL, là viết tắt của vị trí việc làm, để dựa trên cơ sở đó tính lương, giao biên chế. Công việc này đòi hỏi phải rà soát chức năng, nhiệm vụ, phân tích khối lượng công việc, xác định yêu cầu năng lực và xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí.
Đây cũng là quá trình tiêu tốn khá nhiều thời gian khi phải xử lý khối lượng lớn văn bản, đối chiếu nhiệm vụ giữa các phòng ban và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Rất may, chúng ta đang ở thời đại trí tuệ nhân tạo (AI), nếu biết dùng nó để hỗ trợ bạn chắc chắn sẽ giảm bớt công việc thủ công và nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu.
Vậy AI có thể hỗ trợ xây dựng VTVL như thế nào? Sử dụng công cụ này ra sao để vừa tiết kiệm thời gian, vừa bảo đảm tính chính xác và phù hợp với quy định?
Dưới đây là những công việc cụ thể AI có thể hỗ trợ khi xây dựng VTVL.
Xây dựng khung năng lực: AI có thể hỗ trợ đề xuất các nhóm năng lực chung, năng lực chuyên môn và năng lực quản lý phù hợp với từng vị trí. Công cụ cũng có thể gợi ý trình độ chuyên môn, kỹ năng và yêu cầu kinh nghiệm dựa trên tài liệu được cung cấp.
Phân tích nhiệm vụ và tính toán khối lượng công việc: AI có thể tổng hợp các nhiệm vụ, phân nhóm công việc, hỗ trợ ước tính thời gian thực hiện và phân bổ quỹ thời gian theo năm. Với các bảng tính có yêu cầu tổng giờ làm việc cụ thể, AI có thể hỗ trợ kiểm tra phép tính và phát hiện những điểm bất hợp lý.
Xử lý và kiểm tra file Excel: Người dùng có thể cung cấp bảng dữ liệu để AI hỗ trợ rà soát sự thống nhất giữa nhiệm vụ, sản phẩm đầu ra, thời gian thực hiện và yêu cầu năng lực. AI cũng có thể hỗ trợ viết công thức Excel, phát hiện ô trống, dữ liệu trùng lặp hoặc sai định dạng.
Bước 1: Cung cấp thông tin về đơn vị
Hãy cho AI biết đơn vị đang xây dựng VTVL thuộc lĩnh vực nào, cơ cấu tổ chức ra sao, có những phòng ban nào và chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Đồng thời, cung cấp các văn bản pháp lý, biểu mẫu hoặc tài liệu hướng dẫn đang áp dụng.
Bước 2: Đưa ra câu lệnh cụ thể
Thay vì yêu cầu chung chung, hãy giao cho AI từng nhiệm vụ rõ ràng.
Ví dụ, khi cần xây dựng bản mô tả công việc:
Khi cần xây dựng khung năng lực:
Khi cần phân bổ thời gian:
Khi cần kiểm tra dữ liệu Excel:
Bước 3: Kiểm tra và hoàn thiện kết quả
Sau khi AI trả về kết quả, cán bộ phụ trách cần đối chiếu với văn bản pháp luật, biểu mẫu hướng dẫn và tình hình thực tế của đơn vị. Những nội dung về tiêu chuẩn, trình độ, chức danh, số lượng người làm việc và thời gian thực hiện phải được kiểm tra kỹ trước khi đưa vào hồ sơ chính thức.
Kết quả có thể được chỉnh sửa, chuẩn hóa rồi đưa vào file Word hoặc Excel theo biểu mẫu của cơ quan có thẩm quyền.
Người dùng cần cung cấp văn bản pháp lý mới nhất, không mặc định AI luôn cập nhật chính xác các quy định hiện hành. Đặc biệt, không nên để AI tự đặt ra tiêu chuẩn chức danh, chứng chỉ, số năm kinh nghiệm hoặc tự phân bổ quỹ giờ khi chưa có căn cứ.
Ngoài ra, cần chú ý bảo mật thông tin nội bộ, hồ sơ cán bộ và dữ liệu cá nhân khi tải tài liệu lên các nền tảng AI bên ngoài.
Nếu biết cách cung cấp dữ liệu và đặt câu lệnh phù hợp, AI có thể giúp rút ngắn đáng kể thời gian xây dựng hồ sơ VTVL, giảm công việc tổng hợp thủ công và hỗ trợ phát hiện sai sót trước khi hoàn thiện.
Đây cũng là quá trình tiêu tốn khá nhiều thời gian khi phải xử lý khối lượng lớn văn bản, đối chiếu nhiệm vụ giữa các phòng ban và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Rất may, chúng ta đang ở thời đại trí tuệ nhân tạo (AI), nếu biết dùng nó để hỗ trợ bạn chắc chắn sẽ giảm bớt công việc thủ công và nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu.
Vậy AI có thể hỗ trợ xây dựng VTVL như thế nào? Sử dụng công cụ này ra sao để vừa tiết kiệm thời gian, vừa bảo đảm tính chính xác và phù hợp với quy định?
Dưới đây là những công việc cụ thể AI có thể hỗ trợ khi xây dựng VTVL.
1. AI có thể làm gì khi xây dựng VTVL?
Soạn thảo bản mô tả công việc: Chỉ cần cung cấp tên vị trí, chức năng, nhiệm vụ và thông tin về đơn vị, AI có thể hỗ trợ xây dựng bản mô tả công việc theo văn phong hành chính, bao gồm nhiệm vụ chính, trách nhiệm và sản phẩm đầu ra tương ứng.Xây dựng khung năng lực: AI có thể hỗ trợ đề xuất các nhóm năng lực chung, năng lực chuyên môn và năng lực quản lý phù hợp với từng vị trí. Công cụ cũng có thể gợi ý trình độ chuyên môn, kỹ năng và yêu cầu kinh nghiệm dựa trên tài liệu được cung cấp.
Phân tích nhiệm vụ và tính toán khối lượng công việc: AI có thể tổng hợp các nhiệm vụ, phân nhóm công việc, hỗ trợ ước tính thời gian thực hiện và phân bổ quỹ thời gian theo năm. Với các bảng tính có yêu cầu tổng giờ làm việc cụ thể, AI có thể hỗ trợ kiểm tra phép tính và phát hiện những điểm bất hợp lý.
Xử lý và kiểm tra file Excel: Người dùng có thể cung cấp bảng dữ liệu để AI hỗ trợ rà soát sự thống nhất giữa nhiệm vụ, sản phẩm đầu ra, thời gian thực hiện và yêu cầu năng lực. AI cũng có thể hỗ trợ viết công thức Excel, phát hiện ô trống, dữ liệu trùng lặp hoặc sai định dạng.
2. Cách sử dụng AI hỗ trợ làm VTVL
Để AI đưa ra kết quả sát với thực tế, người dùng cần cung cấp đủ thông tin về cơ quan, đơn vị và yêu cầu công việc.Bước 1: Cung cấp thông tin về đơn vị
Hãy cho AI biết đơn vị đang xây dựng VTVL thuộc lĩnh vực nào, cơ cấu tổ chức ra sao, có những phòng ban nào và chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Đồng thời, cung cấp các văn bản pháp lý, biểu mẫu hoặc tài liệu hướng dẫn đang áp dụng.
Bước 2: Đưa ra câu lệnh cụ thể
Thay vì yêu cầu chung chung, hãy giao cho AI từng nhiệm vụ rõ ràng.
Ví dụ, khi cần xây dựng bản mô tả công việc:
Khi cần xây dựng khung năng lực:
Khi cần phân bổ thời gian:
Khi cần kiểm tra dữ liệu Excel:
Bước 3: Kiểm tra và hoàn thiện kết quả
Sau khi AI trả về kết quả, cán bộ phụ trách cần đối chiếu với văn bản pháp luật, biểu mẫu hướng dẫn và tình hình thực tế của đơn vị. Những nội dung về tiêu chuẩn, trình độ, chức danh, số lượng người làm việc và thời gian thực hiện phải được kiểm tra kỹ trước khi đưa vào hồ sơ chính thức.
Kết quả có thể được chỉnh sửa, chuẩn hóa rồi đưa vào file Word hoặc Excel theo biểu mẫu của cơ quan có thẩm quyền.
3. Những lưu ý khi dùng AI làm VTVL
AI chỉ đóng vai trò trợ lý hỗ trợ xử lý thông tin và soạn thảo, không thay thế cán bộ chuyên môn trong việc xác định vị trí việc làm hay cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.Người dùng cần cung cấp văn bản pháp lý mới nhất, không mặc định AI luôn cập nhật chính xác các quy định hiện hành. Đặc biệt, không nên để AI tự đặt ra tiêu chuẩn chức danh, chứng chỉ, số năm kinh nghiệm hoặc tự phân bổ quỹ giờ khi chưa có căn cứ.
Ngoài ra, cần chú ý bảo mật thông tin nội bộ, hồ sơ cán bộ và dữ liệu cá nhân khi tải tài liệu lên các nền tảng AI bên ngoài.
Nếu biết cách cung cấp dữ liệu và đặt câu lệnh phù hợp, AI có thể giúp rút ngắn đáng kể thời gian xây dựng hồ sơ VTVL, giảm công việc tổng hợp thủ công và hỗ trợ phát hiện sai sót trước khi hoàn thiện.
