Rumi
Intern Writer
Ai trong chúng ta cũng từng cảm thấy "ngộp" giữa biển email mỗi ngày, đặc biệt khi hộp thư đến cứ liên tục đổ về. Với những ai đang dùng iPhone, iPad hay Mac, ứng dụng Mail mặc định của Apple thường là lựa chọn đầu tiên. Dù giao diện có vẻ đơn giản, nhưng thực chất, Mail đã được phát triển qua nhiều thập kỷ và ẩn chứa vô vàn tính năng mạnh mẽ mà có thể bạn chưa khám phá hết. Những "mẹo" nhỏ dưới đây sẽ giúp chúng ta quản lý email hiệu quả hơn, giảm bớt căng thẳng và lấy lại quyền kiểm soát hộp thư của mình.
Đầu tiên, nếu bạn cảm thấy khó chịu với cách Mail tự động phân loại email thành các danh mục như "Chính", "Giao dịch", "Cập nhật" hay "Khuyến mãi" – một tính năng được hỗ trợ bởi AI – thì đừng lo. Mặc dù Apple làm khá tốt việc này, nhưng đôi khi chúng ta vẫn muốn quay về giao diện truyền thống. Trên iPhone hoặc iPad, bạn chỉ cần vuốt đến cuối các tab danh mục để thấy tab "Tất cả thư", nơi hiển thị mọi email trên một trang. Hoặc bạn có thể tắt hoàn toàn chế độ xem danh mục bằng cách chạm vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng và chuyển sang "Chế độ xem danh sách". Đối với người dùng Mac, hãy nhấp vào nút Menu ba chấm trên thanh công cụ và bỏ chọn "Hiển thị danh mục thư".
Một tính năng cực kỳ tiện lợi khác là cử chỉ vuốt tùy chỉnh. Chúng ta có thể vuốt sang trái hoặc phải trên bất kỳ email nào để thực hiện các hành động nhanh như đặt lời nhắc, đánh dấu đã đọc hoặc lưu trữ. Bạn có thể vuốt một lần để xem tất cả tùy chọn, hoặc vuốt hết cỡ để kích hoạt hành động chính. Điều tuyệt vời là bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh hành động chính này. Hãy vào "Cài đặt" > "Mail" > "Tùy chọn vuốt". Ở đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn "Vuốt sang trái" và "Vuốt sang phải". Với mỗi bên, bạn có thể chọn giữa "Đánh dấu đã đọc", "Gắn cờ", "Di chuyển thư" và "Lưu trữ". Chẳng hạn, nếu bạn thường xuyên dùng cờ để đánh dấu và lưu trữ email, hãy đặt cử chỉ vuốt trái để "Gắn cờ" và vuốt phải để "Lưu trữ". Tùy chỉnh theo cách bạn muốn để phù hợp với thói quen của mình nhé.
Đôi khi, không phải email nào cũng cần được xử lý ngay lập tức. Để có thêm không gian tập trung vào những việc quan trọng, chúng ta có thể dùng tính năng "Nhắc tôi" (Remind Me) để đẩy lùi một số email sang tương lai. Khi đang xem một email, bạn chỉ cần chạm vào nút "Trả lời" và chọn "Nhắc tôi". Sau đó, chọn thời gian nhắc nhở mong muốn: "một giờ", "vào buổi tối", "ngày hôm sau" hoặc một thời gian tùy chỉnh. Bạn cũng có thể vuốt sang phải trong hộp thư đến để truy cập nhanh tính năng này. Tương tự, những chuỗi email dài dòng mà không thực sự liên quan đến mình có thể gây phiền nhiễu. Tính năng "Tắt tiếng" (Mute) sẽ giúp bạn ngừng nhận thông báo từ các chuỗi email quá "năng động" này. Chỉ cần nhấn giữ một chuỗi email trong hộp thư đến và chọn "Tắt tiếng". Trên Mac, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ email nào và chọn "Nhắc tôi" hoặc "Tắt tiếng".
Để ưu tiên các cuộc hội thoại quan trọng, việc kết hợp "Gắn cờ" (Flags) và "Bộ lọc" (Filters) là một chiến lược hiệu quả. Ứng dụng Mail cho phép chúng ta gắn cờ email dựa trên mức độ quan trọng, thậm chí với các màu sắc tùy chỉnh. Mỗi sáng, bạn có thể gắn cờ cho những email quan trọng, sau đó lọc bỏ phần còn lại để tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi. Tùy chọn "Gắn cờ" nằm trong menu "Trả lời" khi bạn đang xem một email. Sau đó, trong hộp thư đến, chạm vào biểu tượng "Bộ lọc" ở góc dưới bên trái, chọn "Được lọc bởi:" và chuyển sang "Đã gắn cờ". Lúc này, hộp thư đến của bạn sẽ chỉ hiển thị những email đã được gắn cờ. Trên Mac, biểu tượng cờ nằm trên thanh công cụ phía trên. Để xem email được gắn cờ theo màu cụ thể, hãy vào mục "Đã gắn cờ" trong thanh bên và chọn màu cờ bạn muốn lọc.
Bảo vệ địa chỉ email thật của mình cũng là một ưu tiên. Nếu bạn đang sử dụng gói iCloud+, tính năng "Ẩn địa chỉ email của tôi" (Hide My Email) cho phép chúng ta tạo ra vô số địa chỉ email ảo (alias) độc đáo. Những địa chỉ này sẽ chuyển tiếp thư về địa chỉ email thật của bạn. Nhờ đó, bạn có thể chia sẻ địa chỉ ảo với một công ty mới mà không cần tiết lộ địa chỉ thật. Bạn có thể quản lý và tạo tất cả các địa chỉ email này từ "Cài đặt" trên iPhone và "Cài đặt hệ thống" trên Mac. Nhấp vào tên của bạn ở trên cùng, sau đó vào "iCloud" > "Tính năng iCloud+" > "Ẩn địa chỉ email của tôi". Cách dễ nhất để sử dụng tính năng này là ngay trong cửa sổ soạn email. Khi đang soạn thư trên iPhone, iPad hoặc Mac, hãy chọn nút "Từ" và chọn "Ẩn địa chỉ email của tôi", một địa chỉ mới sẽ được tạo nhanh chóng để gửi thư đi.
Lỗi chính tả trong email là điều khó tránh khỏi. Thay vì hoảng loạn hay phải gửi một email đính chính, chúng ta có thể chủ động phòng ngừa bằng tính năng "Hoàn tác gửi" (Undo Send). Hãy vào "Cài đặt" > "Ứng dụng" > "Mail" > "Độ trễ hoàn tác gửi" và điều chỉnh thời gian lên đến 30 giây. Giờ đây, mỗi email bạn gửi sẽ bị trì hoãn trong 30 giây, cho bạn đủ thời gian để dừng nó lại nếu phát hiện sai sót. Trên Mac, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong "Cài đặt Mail" > "Soạn thư" > "Độ trễ hoàn tác gửi".
Đối với người dùng Mac (hoặc iPad có bàn phím), việc sử dụng các phím tắt sẽ giúp chúng ta di chuyển qua hộp thư đến và các email đang chờ xử lý nhanh hơn rất nhiều. Một vài phím tắt cơ bản mà bạn nên biết để bắt đầu:
Để tạo thư mới, hãy dùng tổ hợp phím Command + N.
Để trả lời email đã chọn, nhấn Command + R.
Để chuyển tiếp email đã chọn, dùng Shift + Command + F.
Để đánh dấu email đã đọc hoặc chưa đọc, nhấn Shift + Command + U.
Để di chuyển email đã chọn vào hộp thư rác, dùng Shift + Command + J.
Và để lưu trữ email, nhấn Control + Command + A.
Nếu bạn thường xuyên dùng ứng dụng Mail làm ứng dụng email mặc định, hãy thử thiết lập "Hộp thư thông minh" (Smart Mailboxes) – tính năng chỉ có trên Mac. Hộp thư thông minh giúp tự động sắp xếp các email đến dựa trên các tham số đã cấu hình sẵn. Bạn có thể thiết lập một hộp thư để nhận tất cả email từ một khách hàng cụ thể hoặc về một dự án nào đó, ngay cả khi chúng đến từ các máy chủ email khác nhau. Để bắt đầu, hãy vào thanh bên của Mail, sau đó nhấp vào biểu tượng thư mục bên cạnh "Hộp thư thông minh" để tạo một hộp thư mới. Đặt tên cho nó, sau đó thiết lập các điều kiện lọc. Ví dụ, điều kiện đầu tiên có thể lọc dựa trên địa chỉ email, trong khi điều kiện thứ hai có thể lọc dựa trên các từ khóa của dự án. Nhấp "OK" để lưu. Bạn sẽ thấy hộp thư thông minh mới xuất hiện trong thanh bên, chỉ chứa những email đáp ứng các điều kiện bạn đã đặt.
Cuối cùng, để không bao giờ bỏ lỡ email từ những liên hệ quan trọng, tính năng "VIP" là cứu cánh. Nếu bạn thường xuyên bị quá tải email và đã tắt thông báo cho ứng dụng Mail, thì VIP sẽ đảm bảo bạn nhận được thông báo ngay lập tức khi có email từ những người quan trọng. (Lưu ý: Bạn sẽ cần bật thông báo cho Mail, nhưng có thể tắt cảnh báo cho tất cả các tài khoản khác để giới hạn thông báo chỉ cho VIP). Để thiết lập, hãy mở Thẻ liên hệ của người đó và chạm vào "Thêm vào VIP". Tiếp theo, vào "Cài đặt" > "Thông báo" > "Mail" > "Tùy chỉnh thông báo" > "VIP" và đảm bảo rằng cảnh báo và âm thanh đã được bật. Trên Mac, nhấp chuột phải vào tên liên hệ và chọn "Thêm vào VIP".
Ngoài ra, để đảm bảo thư rác và email không mong muốn không bao giờ đến được hộp thư của bạn, hãy thiết lập các quy tắc. Nếu bạn sử dụng địa chỉ email iCloud, bạn có thể tạo các quy tắc cho hộp thư của mình để tự động ẩn các email khớp với tiêu chí nhất định. Đó có thể là địa chỉ email của kẻ lừa đảo hoặc các từ khóa spam thường xuất hiện trong tiêu đề. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một quy tắc tự động xóa tất cả email đến có chứa các từ "crypto" hoặc "bitcoin". Để thiết lập, hãy vào "Cài đặt" > [Tên của bạn] > "iCloud" > "Mail iCloud" > "Quy tắc Mail iCloud", sau đó chạm vào "Thêm quy tắc" và điền tiêu chí của bạn. Bạn không nhất thiết phải chuyển email vào thùng rác; bạn cũng có thể dùng tính năng này để tự động di chuyển email đến một hộp thư cụ thể hoặc đánh dấu chúng là đã đọc.
Đầu tiên, nếu bạn cảm thấy khó chịu với cách Mail tự động phân loại email thành các danh mục như "Chính", "Giao dịch", "Cập nhật" hay "Khuyến mãi" – một tính năng được hỗ trợ bởi AI – thì đừng lo. Mặc dù Apple làm khá tốt việc này, nhưng đôi khi chúng ta vẫn muốn quay về giao diện truyền thống. Trên iPhone hoặc iPad, bạn chỉ cần vuốt đến cuối các tab danh mục để thấy tab "Tất cả thư", nơi hiển thị mọi email trên một trang. Hoặc bạn có thể tắt hoàn toàn chế độ xem danh mục bằng cách chạm vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng và chuyển sang "Chế độ xem danh sách". Đối với người dùng Mac, hãy nhấp vào nút Menu ba chấm trên thanh công cụ và bỏ chọn "Hiển thị danh mục thư".
Một tính năng cực kỳ tiện lợi khác là cử chỉ vuốt tùy chỉnh. Chúng ta có thể vuốt sang trái hoặc phải trên bất kỳ email nào để thực hiện các hành động nhanh như đặt lời nhắc, đánh dấu đã đọc hoặc lưu trữ. Bạn có thể vuốt một lần để xem tất cả tùy chọn, hoặc vuốt hết cỡ để kích hoạt hành động chính. Điều tuyệt vời là bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh hành động chính này. Hãy vào "Cài đặt" > "Mail" > "Tùy chọn vuốt". Ở đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn "Vuốt sang trái" và "Vuốt sang phải". Với mỗi bên, bạn có thể chọn giữa "Đánh dấu đã đọc", "Gắn cờ", "Di chuyển thư" và "Lưu trữ". Chẳng hạn, nếu bạn thường xuyên dùng cờ để đánh dấu và lưu trữ email, hãy đặt cử chỉ vuốt trái để "Gắn cờ" và vuốt phải để "Lưu trữ". Tùy chỉnh theo cách bạn muốn để phù hợp với thói quen của mình nhé.
Đôi khi, không phải email nào cũng cần được xử lý ngay lập tức. Để có thêm không gian tập trung vào những việc quan trọng, chúng ta có thể dùng tính năng "Nhắc tôi" (Remind Me) để đẩy lùi một số email sang tương lai. Khi đang xem một email, bạn chỉ cần chạm vào nút "Trả lời" và chọn "Nhắc tôi". Sau đó, chọn thời gian nhắc nhở mong muốn: "một giờ", "vào buổi tối", "ngày hôm sau" hoặc một thời gian tùy chỉnh. Bạn cũng có thể vuốt sang phải trong hộp thư đến để truy cập nhanh tính năng này. Tương tự, những chuỗi email dài dòng mà không thực sự liên quan đến mình có thể gây phiền nhiễu. Tính năng "Tắt tiếng" (Mute) sẽ giúp bạn ngừng nhận thông báo từ các chuỗi email quá "năng động" này. Chỉ cần nhấn giữ một chuỗi email trong hộp thư đến và chọn "Tắt tiếng". Trên Mac, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ email nào và chọn "Nhắc tôi" hoặc "Tắt tiếng".
Để ưu tiên các cuộc hội thoại quan trọng, việc kết hợp "Gắn cờ" (Flags) và "Bộ lọc" (Filters) là một chiến lược hiệu quả. Ứng dụng Mail cho phép chúng ta gắn cờ email dựa trên mức độ quan trọng, thậm chí với các màu sắc tùy chỉnh. Mỗi sáng, bạn có thể gắn cờ cho những email quan trọng, sau đó lọc bỏ phần còn lại để tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi. Tùy chọn "Gắn cờ" nằm trong menu "Trả lời" khi bạn đang xem một email. Sau đó, trong hộp thư đến, chạm vào biểu tượng "Bộ lọc" ở góc dưới bên trái, chọn "Được lọc bởi:" và chuyển sang "Đã gắn cờ". Lúc này, hộp thư đến của bạn sẽ chỉ hiển thị những email đã được gắn cờ. Trên Mac, biểu tượng cờ nằm trên thanh công cụ phía trên. Để xem email được gắn cờ theo màu cụ thể, hãy vào mục "Đã gắn cờ" trong thanh bên và chọn màu cờ bạn muốn lọc.
Bảo vệ địa chỉ email thật của mình cũng là một ưu tiên. Nếu bạn đang sử dụng gói iCloud+, tính năng "Ẩn địa chỉ email của tôi" (Hide My Email) cho phép chúng ta tạo ra vô số địa chỉ email ảo (alias) độc đáo. Những địa chỉ này sẽ chuyển tiếp thư về địa chỉ email thật của bạn. Nhờ đó, bạn có thể chia sẻ địa chỉ ảo với một công ty mới mà không cần tiết lộ địa chỉ thật. Bạn có thể quản lý và tạo tất cả các địa chỉ email này từ "Cài đặt" trên iPhone và "Cài đặt hệ thống" trên Mac. Nhấp vào tên của bạn ở trên cùng, sau đó vào "iCloud" > "Tính năng iCloud+" > "Ẩn địa chỉ email của tôi". Cách dễ nhất để sử dụng tính năng này là ngay trong cửa sổ soạn email. Khi đang soạn thư trên iPhone, iPad hoặc Mac, hãy chọn nút "Từ" và chọn "Ẩn địa chỉ email của tôi", một địa chỉ mới sẽ được tạo nhanh chóng để gửi thư đi.
Lỗi chính tả trong email là điều khó tránh khỏi. Thay vì hoảng loạn hay phải gửi một email đính chính, chúng ta có thể chủ động phòng ngừa bằng tính năng "Hoàn tác gửi" (Undo Send). Hãy vào "Cài đặt" > "Ứng dụng" > "Mail" > "Độ trễ hoàn tác gửi" và điều chỉnh thời gian lên đến 30 giây. Giờ đây, mỗi email bạn gửi sẽ bị trì hoãn trong 30 giây, cho bạn đủ thời gian để dừng nó lại nếu phát hiện sai sót. Trên Mac, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong "Cài đặt Mail" > "Soạn thư" > "Độ trễ hoàn tác gửi".
Đối với người dùng Mac (hoặc iPad có bàn phím), việc sử dụng các phím tắt sẽ giúp chúng ta di chuyển qua hộp thư đến và các email đang chờ xử lý nhanh hơn rất nhiều. Một vài phím tắt cơ bản mà bạn nên biết để bắt đầu:
Để tạo thư mới, hãy dùng tổ hợp phím Command + N.
Để trả lời email đã chọn, nhấn Command + R.
Để chuyển tiếp email đã chọn, dùng Shift + Command + F.
Để đánh dấu email đã đọc hoặc chưa đọc, nhấn Shift + Command + U.
Để di chuyển email đã chọn vào hộp thư rác, dùng Shift + Command + J.
Và để lưu trữ email, nhấn Control + Command + A.
Nếu bạn thường xuyên dùng ứng dụng Mail làm ứng dụng email mặc định, hãy thử thiết lập "Hộp thư thông minh" (Smart Mailboxes) – tính năng chỉ có trên Mac. Hộp thư thông minh giúp tự động sắp xếp các email đến dựa trên các tham số đã cấu hình sẵn. Bạn có thể thiết lập một hộp thư để nhận tất cả email từ một khách hàng cụ thể hoặc về một dự án nào đó, ngay cả khi chúng đến từ các máy chủ email khác nhau. Để bắt đầu, hãy vào thanh bên của Mail, sau đó nhấp vào biểu tượng thư mục bên cạnh "Hộp thư thông minh" để tạo một hộp thư mới. Đặt tên cho nó, sau đó thiết lập các điều kiện lọc. Ví dụ, điều kiện đầu tiên có thể lọc dựa trên địa chỉ email, trong khi điều kiện thứ hai có thể lọc dựa trên các từ khóa của dự án. Nhấp "OK" để lưu. Bạn sẽ thấy hộp thư thông minh mới xuất hiện trong thanh bên, chỉ chứa những email đáp ứng các điều kiện bạn đã đặt.
Cuối cùng, để không bao giờ bỏ lỡ email từ những liên hệ quan trọng, tính năng "VIP" là cứu cánh. Nếu bạn thường xuyên bị quá tải email và đã tắt thông báo cho ứng dụng Mail, thì VIP sẽ đảm bảo bạn nhận được thông báo ngay lập tức khi có email từ những người quan trọng. (Lưu ý: Bạn sẽ cần bật thông báo cho Mail, nhưng có thể tắt cảnh báo cho tất cả các tài khoản khác để giới hạn thông báo chỉ cho VIP). Để thiết lập, hãy mở Thẻ liên hệ của người đó và chạm vào "Thêm vào VIP". Tiếp theo, vào "Cài đặt" > "Thông báo" > "Mail" > "Tùy chỉnh thông báo" > "VIP" và đảm bảo rằng cảnh báo và âm thanh đã được bật. Trên Mac, nhấp chuột phải vào tên liên hệ và chọn "Thêm vào VIP".
Ngoài ra, để đảm bảo thư rác và email không mong muốn không bao giờ đến được hộp thư của bạn, hãy thiết lập các quy tắc. Nếu bạn sử dụng địa chỉ email iCloud, bạn có thể tạo các quy tắc cho hộp thư của mình để tự động ẩn các email khớp với tiêu chí nhất định. Đó có thể là địa chỉ email của kẻ lừa đảo hoặc các từ khóa spam thường xuất hiện trong tiêu đề. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một quy tắc tự động xóa tất cả email đến có chứa các từ "crypto" hoặc "bitcoin". Để thiết lập, hãy vào "Cài đặt" > [Tên của bạn] > "iCloud" > "Mail iCloud" > "Quy tắc Mail iCloud", sau đó chạm vào "Thêm quy tắc" và điền tiêu chí của bạn. Bạn không nhất thiết phải chuyển email vào thùng rác; bạn cũng có thể dùng tính năng này để tự động di chuyển email đến một hộp thư cụ thể hoặc đánh dấu chúng là đã đọc.
